Legyen szó egy kezdő vállalkozás első telephelyéről vagy egy jól bejáratott cégről, az új iroda bérlése rendkívül fontos kérdéseket vet fel. Az ingatlan helye, mérete, felszereltsége és költségei mind olyan tényezők, melyek igencsak befolyásolják a vállalkozás mindennapi működését, de a hosszú távú sikerét is. A döntést persze mindenkinek magának kell meghoznia, de lássuk, mire érdemes odafigyelni a tökéletes helyiség megtalálásakor!
1. Határozzuk meg a költségvetésünket
Az első lépés természetesen annak átgondolása legyen, hogy havonta milyen összeget tudunk a bérleti díjra fordítani. Vegyük figyelembe a lehetséges rezsiköltségeket és minden rendszeres kiadást, így a havonta kifizetett munkabéreket is. Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy jó eséllyel szükségünk lesz bizonyos átalakítási munkálatokra, valamint be kell szereznünk az új bútorokat, számítógépeket és egyéb szükséges eszközöket. Ez egyszerre jelentős kiadás lehet, ezért érdemes időben elkezdeni a gyűjtögetést. Ha tudjuk, hogy havonta mekkora összeget tudunk az iroda bérlésére költeni, belekezdhetünk a következő fázisba.
2. Mérjük fel az igényeinket
Itt elsősorban azt kell átgondolnunk, hogy nagyjából mekkora helyre lesz szükségünk, illetve hogy milyen számunkra az ideális irodabeosztás. Egymástól elszeparált munkaállomásokat képzeltünk el, vagy openoffice jellegben dolgozunk szívesen? Mekkora helyen tudnak dolgozóink igazán hatékonyan munkát végezni? Szükség lesz egy ügyfélfogadásra alkalmas irodára is? Ezek nagyon fontos kérdések, hiszen egy bérelt lakásban nem bonthatjuk ki a falakat, és általában újakat sem emelhetünk, így olyan ingatlant kell találnunk, ami megfelel az elképzeléseinknek.
3. Válasszuk ki a lehetséges jelölteket
Ha már biztosan tudjuk azt, hogy mire van szükségünk, és ehhez mekkora összeg áll a rendelkezésünkre, kezdhetünk nézelődni az elérhető ajánlatok között. Ehhez akár ingatlaniroda segítségét is igénybe vehetjük, de a hirdetések az internet segítségével is hozzáférhetőek, így magunk is intézhetjük az irodakeresést.
Ha találtunk egy megfelelőnek tűnő ingatlant, alaposan kérdezzük ki annak tulajdonosát minden fontos információról, különösen a várható rezsiköltségekről. A jelenlegi energiaárak mellett egyáltalán nem mindegy, hogy mennyit fizetünk, egyes vállalkozások pedig nem részesülnek a lakossági ügyfeleknek juttatott kedvezményekben sem, így a vízre, gázra és energiára fordított költségek igen jelentősek lehetnek.
Ne csapjunk le az első elfogadható ajánlatra: válasszunk ki több jelöltet, tájékoztassuk a tulajdonost arról, hogy gondolkodunk egy esetleges szerződéskötésen, de néhány napra szükségünk van a döntés meghozatalához. Ezen időszakban lehetőségünk lesz a jelöltek összehasonlítására és alapos felmérésére, de akár az alkupozíciónkat is javíthatjuk ha a bérbeadó azt látja, hogy más ingatlanok után is érdeklődünk.
4. Vizsgáljuk meg a bérleti szerződés feltételeit
Minden bérbeadótól kérjünk ajánlatot, ha lehetséges, akkor írásban. Vizsgáljuk meg a szerződés tartalmát, így azt, hogy határozott vagy határozatlan időre szól-e, hogy szerepel-e benne kitétel a bérleti díj esetleges egyoldalú emeléséről, a felmondás feltételeiről, a rezsifizetés szabályairól, a korábbi átlagos rezsiköltségről, az okozott károk megtérítéséről és minden egyéb, számunkra fontos kérdésről. Ha nincs tapasztalatunk az ingatlanok bérlésével kapcsolatban, érdemes felkeresni egy hozzáértő ügyvédet is, aki összehasonlíthatja a kapott ajánlatokat.
5. Ellenőrizzük az ingatlan felszereltségét
Egyáltalán nem mindegy az sem, hogy az irodát a berendezési tárgyakkal együtt vagy üresen béreljük-e. Előbbi esetben persze nehezebb személyre szabni az iroda stílusát, cserébe viszont nagyon sokat spórolhatunk, hiszen sok drága eszközt már nem kell megvásárolnunk.
A bútorok mellett fordítsunk kiemelt figyelmet az ingatlan kialakítása során felhasznált anyagokra, így vizsgáljuk meg a parketta vagy egyéb burkolat minőségét, a festés állapotát és a nyílászárókat is. A sérült műanyag vagy fa ablak a későbbiekben komoly gondokat okozhat, hiszen ezáltal a helyiség hőszigetelése is veszélybe kerül. Az elkorhadt, kezeletlenül hagyott fa ablak esztétikailag sem szép látvány, de a helyrehozatala is költséges lehet, arról nem is beszélve, hogy télen a rezsiszámlánk is magasabb lehet, figyeljünk tehát oda minden hasonló részletre.
6. Az elhelyezkedésről se feledkezzünk meg
Nagyon fontos szempont az is, hogy az iroda pontosan hol helyezkedik el. Vizsgáljuk meg azt, hogy milyen módon közelíthető meg az ingatlan tömegközlekedéssel, hogy hol tudunk a lehető legközelebb – lehetőleg ingyenesen – parkolni, de az sem mindegy, hogy milyen üzletek, éttermek vannak a közelben. Nem elhanyagolható szempont az sem, hogy a kiválasztott iroda hányadik emeleten található és hogy van-e az épületben lift, ez ugyanis az ügyfélfogadás szempontjából is jelentős kérdés lehet.
9. Az iroda biztonsága is fontos
Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy irodánkban drága eszközöket, elektronikai cikkeket használunk, melyeket feltehetően a munkaidő végén is szeretnénk biztonságban tudni. Ezért ellenőrizzük, hogy az épületbe kik és milyen módon juthatnak be, hogy van-e portaszolgálat, valamilyen beléptető rendszer, kamera vagy riasztó. A környéket is érdemes lehet felmérni, hiszen az sem mindegy, hogy dolgozóink reggelente biztonságosan eljuthatnak-e az irodába.
10. Alaposan fontoljuk meg a döntést
Bérleti szerződést általában határozott időre, legalább egy évre kötünk, láthatjuk tehát, hogy komoly, hosszú távú elköteleződésről van szó. A folyamatos költözködés a dolgozóknak is kellemetlen, de az sem előnyös, ha az ügyfeleinket zavarjuk össze a folytonos változással, ezért nagyon fontos, hogy valóban megtaláljuk a számunkra legjobb megoldást. A kiválasztott ingatlant tehát vizsgáljuk meg alaposan, esetleg keressük meg a korábbi bérlőket vagy kérjünk referenciákat a tulajdonostól; járjuk körbe a kérdést minden oldalról, így jó eséllyel olyan irodát találunk, ami hosszú ideig szolgálhat cégünk központjaként.
