Sok munkamódszertannal kapcsolatos hiedelem dőlt meg idén tavasszal. A járványhelyzet rákényszerítette a cégeket az otthoni munkavégzésre való hirtelen átállásra. Sokan viszonylag zökkenőmentesen ugrották meg. Na de mi a helyzet most, hogy valószínűleg jön egy második karantén hullám? Mit tehetünk a következő hetekben, ha van idő tudatosan alakítani a munkavégzést a cégen belül? 6 dimenzió mentén érdemes megvizsgálni a folyamatokat.
A hibrid munkavégzés a hiedelmekkel ellentétben az otthoni és irodai munkavégzés hatékony és kellemes kombinációját jelenti. A hibrid modell egy olyan munkaszervezési forma, ahol jelen van az irodai és a távolról végzett munka is, ám ennek kialakítása nem csak a hely függvénye: van időbeosztásban vagy szervezeti egységenként/egyénenként váltakozó modell is. A cél, hogy a kombinációval minél több előnyt élvezhessünk mindkét modellből, miközben a kockázatokat és veszteségeket minimalizáljuk. Nem elegendő, hogy mennyiségben “többet” tud valaki dolgozni, ha a hatékonyság mindemellett elvész, például későn derül ki, hogy nem jó irányba haladt a folyamat. Ezt nemcsak a végeredmény sínyli meg, hanem maga a motiváció, mentális jóllét is, ami hosszútávon visszaüthet. Ennek a távoli-irodai hatékonyság problémakörnek a feltérképezésére alkotta meg az agilis transzformációkra szakosodott edUcate csapata azt a 6 dimenziót, amelyek segítségével felmérhető a szervezeti hatékonyság, és egy átfogó képet kaphatunk arról, hogy a távoli, illetve hibrid munkavégzés kialakításánál mely aspektusokra érdemes nagyobb figyelmet fordítani és miben kellene fejlődni.
Információs kultúra kialakítása
“Nincs a Földön olyan vállalat, aki minden dimenzióban tökéletesen megállná a helyét. Amiben segíteni tud a felmérés, az az, hogy rámutat a vállalatban zajló munkavégzés fejlesztendő pontjaira, ezzel segítve a csapatokat a hibrid munkára való átállásban. Nem találtuk fel a következő szuperformulát; mi az agilitás elveit és gyakorlatait, illetve az ügyfél-igény központú, józan, praktikus gondolkodást hívjuk segítségül a munkaszervezés kialakításakor. Azok az ügyfeleink, akik már agilisan dolgoznak, például az OTP Bank vagy a Magyar Telekom, büszkén számoltak be arról, hogy milyen sikeresen ugrották meg a távoli munkavégzés hozta kihívásokat az agilitásnak köszönhetően” – mondta Nőthig-Hegedüs Enikő, az edUcate Hungary Kft. társtulajdonosa és ügyvezetője. – “Akik pedig nem álltak át, náluk legtöbben az információs kultúra kialakításával küzdenek, hiszen amíg az irodában van mindenki, addig egyszerű például odamenni kérdezni a másikhoz, viszont az írásbeli kommunikáció már nem ilyen közvetlen, nagyobb súlya van, ha valamit le is írunk. Könnyen félre tud menni, ha nem tudjuk, mikor, milyen formában és hangsúllyal adjuk át a közlendőnket” – tette hozzá az edUcate ügyvezetője.
Közös felelősségvállalás
Komoly kérdés, hogy mennyire képes a vállalat fejlődni vagy épp alkalmazkodni az új helyzethez. A munka-magánélet egyensúlyt például még irodai környezetben is nehéz megtartani, nemhogy távolról, amikor nem is találkozunk. Másik remek példa a motiváció, hiszen a sikeres hibrid munkavégzés feltétele az elkötelezettség és a felelősségvállalás. Mindenkinek tudnia kell, hogy mi a feladata, és törekednie kell, hogy elérje a célt, méghozzá saját kontroll alatt és vállalva érte a felelősséget. Persze ez csak egyetlen pont a sokból, aminél a “muszáj volt, megoldottuk” és a “kiválóan csináljuk” közötti különbség ég és föld!
Ez nemcsak a munkavállalók elkötelezettségében, de akár a cég eredményességében is megmutatkozik – ezért van, hogy míg sokan csak eseti jelleggel túlélni próbálnak, addig mások egyenesen a produktivitásuk emelkedéséről számolnak be a bizonytalan körülmények között is.
Mitől nem lesz kényszerpálya, hanem hosszútávú befektetés a hibrid munkavégzés?
Ahhoz, hogy ne kényszerű reakciónak, hanem tudatos szervezetépítésnek bizonyuljon a hibrid működés, érdemes mind a 6 dimenzió (Szerepkörök, folyamatok és struktúra; Technológia és eszközök; Vezetői támogatás; Szervezeti kultúra; Kommunikáció; Mentális jóllét) mentén vizsgálni a folyamatokat, feltárni és kezelni a kockázatokat, fejleszteni az eddigi megoldásokat. Ez fontos, viszont a szakszerű felmérés és a lehetőségek kiaknázása korántsem könnyű feladat, ezért érdemes idejében elkezdeni, szakértő bevonásával.
Limitált számban és ideig most elérhető az edUcate felméréséből a kommunikációs dimenziót értékelő kérdőív.
