Egy vállalkozás létrehozása és fenntartása akkor is jelentős költségekkel járhat, ha kevés alkalmazottat foglalkoztat, ennek az összegnek pedig gyakran igen jelentős részét teszi ki az iroda fenntartása. A bérleti díj fizetésének kötelezettségével természetesen mindenki tisztában van, ahhoz azonban, hogy megfelelően kalkulálhassunk a várható kiadásokkal, tisztában kell lenni minden egyéb olyan költséggel, mely a működés során felmerülhet. Erre tekintettel az alábbiakban azt vizsgáljuk, hogy milyen, az irodával kapcsolatban felmerülő kiadásokkal kell számolnunk – elképzelhető, hogy ezek közül néhányra egyáltalán nem is gondolnánk.

1. Az iroda berendezése

Azzal persze mindenki tisztában van, hogy egy irodának bútorokra és egyéb berendezési tárgyakra van szüksége, ezek költségét azonban sokan alábecsülik. Ha a dolgozóink az irodát használják a mindennapi munkavégzésre, nem elég beszerezni néhány asztalt és ülőalkalmatosságot: kényelmes, ergonomikus székekre van szükség, melyek biztosítják a biztonságos és hatékony munkavégzést; az asztalok mellett kelleni fognak fiókos és ajtós szekrények, de valahol el kell helyezni a nyomtatót, scannert, iratmegsemmisítőt és a munka jellegétől függően bármit, amit rendszeresen használunk.

Természetesen a számítógépek és kiegészítőik – egér, billentyűzet, webkamera, hálózati eszközök – beszerzése sem olcsó mulatság, így egy iroda berendezése során igen magas költségekre számíthatunk. Azt persze jó tudni, hogy minél magasabb minőségű bútorokat és kiegészítőket vásárolunk, azok annál tovább fognak minket kiszolgálni, a gyakori csere és javítás elkerülése érdekében tehát érdemes lehet ilyenkor mélyebben a zsebünkbe nyúlni.

2. Irodaszerek és egyéb kiegészítők

Egy iroda működtetése során millió olyan apróságra van szükség, melyek sokszor eszünkbe sem jutnak addig, amíg hirtelen szükségünk nem lesz rájuk. Hogy mire gondolunk? A teljes körű lista összeállítása gyakorlatilag lehetetlen, de ide sorolhatjuk a nyomtatópapírt, a jegyzettömböket, a tollakat, a ceruzákat, a radírokat, a szövegkiemelőket, a tűzőgépeket és kapcsokat, a gémkapcsokat vagy az ollókat.

Ezek egyenként tekintve nem jelentenek nagy kiadást, de arról nem feledkezzünk meg, hogy fogyóeszközökről van szó, melyek pótlására folyamatosan szükségünk lesz. Érdemes tehát nagy tételben megvásárolni őket, így egyszerre természetesen nagyobb kiadással kell számolni, így azonban jellemzően olcsóbban juthatunk hozzájuk, és nem kell folyton amiatt aggódni, hogy éppen azt nem találjuk, amire szükségünk van.

3. Szoftverek és előfizetések

Ma már a munkavégzés természetesen elképzelhetetlen internethozzáférés nélkül, ezzel valószínűleg mindenki tisztában van. Az adott tevékenységhez kapcsolódóan azonban számos olyan szoftver létezik, amit bizony meg kell vásárolni – esetleg havidíjat is kell fizetni – ahhoz, hogy használni tudjuk. Ha ezek összeadódnak, komolyabb terhet jelenthetnek, a munkavégzés feltételeit azonban a munkáltató kénytelen megteremteni, semmiképpen ne feledkezzünk meg tehát róluk.

4. Közüzemi számlák

Persze tudjuk, hogy a rezsiköltségek létezésével mindenki tisztában van, hiszen ezeket otthon is fizetünk kell. Egy vállalkozás számára azonban a díjszabás eltérő lehet, hiszen nem feltétlenül részesülhetünk a lakossági ügyfeleknek járó kedvezményekből, egy olyan helyiség pedig, ahol több elektronikai eszközt, szervert működtetnek, jelentősen több áramot is használhat, mint egy egyszerű háztartás.

5. Őrzés-védelem

Azt már tisztáztuk, hogy egy irodában sokszor több igen drága elektronikai berendezést helyezünk el. Ezen kívül a vállalkozás napi munkája során számos olyan kényes tartalmú irat keletkezik, melyeket nem szeretnénk, ha illetéktelenek kezébe jutnának, ezért az iroda biztonságáról mindenképpen gondoskodnunk kell.

Az őrzés-védelem jegyében számos lehetőséget vehetünk igénybe: az első természetesen egy jó minőségű zárszerkezet, ez azonban nem mindig elegendő. Ha az irodánk olyan épületben található, ahol éjjel-nappal portaszolgálat működik, nyert ügyünk van, hiszen már maga a tudat, hogy valaki folyamatosan vigyáz az ingatlanra, elrettentheti az illetéktelen behatolókat. Ha nincs ilyen szerencsénk, számos biztonságtechnikai rendszer között válogathatunk: kamerákat, riasztókat szereltethetünk fel az irodába és bejárati ajtó elé, de gondoskodhatunk akár tűzvédelmi rendszer kiépítéséről is.

Az őrzés-védelem megszervezése általában nem olcsó mulatság, ez a befektetés azonban biztosan kifizetődik, hiszen egy betörés esetén akár hosszú évek munkája is veszélybe kerülhet.

6. Biztosítások

Magánszemélyként sokan kötnek élet- vagy balesetbiztosítást, az autót vezetők pedig a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás fogalmával is tisztában vannak, ez a kérdés azonban egy vállalkozás számára is létfontosságú. Az irodában tárolt műszaki berendezésekben és egyéb vagyontárgyakban keletkező károk megtérülése érdekében vagyonbiztosítást köthetünk, az üzleti élet kockázataira tekintettel jó ötlet lehet egy szakmai felelősségbiztosítás, ha pedig több munkavállalót foglalkoztatunk, az őket esetlegesen érő munkahelyi balesetekből eredő károk megtérítésére munkáltatói felelősségbiztosítást köthetünk. A munkaerő bevonzása és megtartása érdekében egyre több vállalkozás dönt a céges egészségbiztosítás kötése mellett, láthatjuk tehát, hogy számos lehetőség közül választhatunk.

A biztosítások természetesen rendszeres havi kiadással járnak, mely azonban az első biztosítási esemény bekövetkeztével meg is térül.

Még mindig nincs vége!

A fentiekben csupán a legfontosabb és legnagyobb összegeket kitevő kiadásokat soroltuk fel, egy vállalkozás működése során azonban számos egyéb, kisebb-nagyobb költség merül még fel. Ide sorolhatjuk az iroda karbantartásának és takarításának díját, az olyan kényelmi kiegészítők, mint a kávéfőző vagy a pohárkészlet beszerzésével, a helyiség dekorálásával együtt járó kiadásokat vagy a könyveléssel, jogi tanácsadással együtt járó költségeket.

Egy ilyen lista első hallásra talán ijesztő lehet, a célunk azonban nem az elrettentés, csupán a tájékoztatás: amikor irodakeresés során felmérjük a lehetőségeinket, ne csupán a bérleti díj alapján válasszunk, hanem vegyünk figyelembe minden szempontot, így biztosan megfontolt döntést fogunk hozni.