Az irodai kiadások között a nyomtatás ritkán kerül a figyelem középpontjába. Egy csomag papír, egy új patron vagy egy időnkénti szervizelés önmagában nem feltétlenül tűnik jelentős tételnek, éves szinten és több munkaállomással számolva azonban már egészen más képet kaphatunk. Ráadásul a nyomtatás tényleges költsége jóval több annál, mint amit a kellékanyagokért fizetünk. Számít a berendezés fogyasztása, kihasználtsága, karbantartása, sőt még az is, hány felesleges oldal landol naponta a papírgyűjtőben. Ha egy vállalkozás faragni szeretne a működési költségein, ezért ezen a területen is érdemes egy kicsit számolni.
Mi mindenből áll össze egy kinyomtatott oldal ára?
A legkézenfekvőbb költség természetesen maga a nyomtató és a hozzá szükséges kellékanyag. A beszerzési ár azonban önmagában keveset árul el arról, hogy hosszabb távon mennyibe kerül majd a készülék használata. Sokkal beszédesebb adat az egy oldalra jutó költség, amelynek kiszámításakor a patron vagy toner ára mellett annak várható kapacitását is figyelembe kell venni.
Nem mindegy az sem, mire használjuk a készüléket. Egy kisebb iroda, ahol naponta néhány dokumentum készül, egészen más igényeket támaszt, mint egy olyan vállalkozás, ahol rendszeresen több száz oldalt nyomtatnak. Utóbbi esetben már apró oldalankénti különbségek is komolyabb összeget jelenthetnek éves szinten.
A papír, az energiafogyasztás, az esetleges alkatrészcserék és a karbantartás további tételeket jelentenek. Ha pedig egy meghibásodott gép miatt rendszeresen áll a munka, annak közvetett költségeivel is érdemes számolni.
Tényleg az olcsóbb patron jelenti a kisebb kiadást?
A kellékanyagok árának összehasonlításakor könnyű abba a hibába esni, hogy kizárólag az árcédulát nézzük. Egy HP nyomtató patron vagy egy Epson tintapatron kiválasztásánál például fontos szempont, hogy pontosan mely készülékkel kompatibilis, illetve a gyártói adatok szerint hozzávetőlegesen hány oldal nyomtatására elegendő.
Érdemes tehát az oldalankénti költséget összevetni, nem pusztán két patron beszerzési árát. Nagyobb nyomtatási volumen mellett a nagy kapacitású kellékanyagok is gazdaságosabbak lehetnek, még akkor is, ha elsőre többe kerülnek.
Az irodai beszerzéseknél ráadásul a kiszámíthatóságnak is van értéke. Ha mindig csak akkor derül ki, hogy elfogyott a tinta, amikor sürgősen ki kellene nyomtatni egy szerződést, a beszerzésből könnyen kapkodás lesz. Egy egyszerű készletnyilvántartással és az átlagos fogyás követésével ez többnyire elkerülhető.
Hol folyhat el észrevétlenül a pénz?
Nem feltétlenül a nyomtató jelenti a legnagyobb problémát, hanem az, ahogyan használjuk. A tévedésből többször elküldött dokumentumok, az indokolatlan színes nyomtatás vagy az egyoldalas beállítás mind növelheti a fogyasztást anélkül, hogy ennek különösebb haszna lenne.
Nagyobb szervezeteknél ezért már az alapbeállítások átgondolása is érezhető változást hozhat. A kétoldalas és fekete-fehér nyomtatás alapértelmezetté tétele, a jogosultságok megfelelő beállítása vagy egyszerűen annak tudatosítása, hogy mit szükséges valóban papírra vetni, egyaránt csökkentheti a pazarlást.
Közben azonban nem érdemes átesni a ló túloldalára. Bizonyos szerződésekre, prezentációkra, ügyfélanyagokra vagy belső munkafolyamatokra továbbra is szükség lehet nyomtatott formában. A cél nem feltétlenül a papír teljes száműzése, hanem az indokolatlan használat visszaszorítása.
Mikor érdemes felülvizsgálni a meglévő rendszert?
Ha egy cég évek óta ugyanazokat a nyomtatókat használja, miközben jelentősen változott a létszám vagy a munkavégzés módja, könnyen lehet, hogy a korábbi rendszer már nem illeszkedik a jelenlegi igényekhez. A hibrid munkavégzés terjedésével például sok irodában csökkent a nyomtatási volumen, máshol viszont továbbra is komoly dokumentumforgalommal kell számolni.
Érdemes időnként megnézni, melyik készüléket mennyit használják, milyen gyakran kell hozzá kellékanyagot vásárolni, mennyi karbantartást igényel, és valóban szükség van-e minden meglévő gépre. A ritkán használt, drágán üzemeltethető berendezések fenntartása ugyanis éppúgy felesleges költség lehet, mint a túlterhelt nyomtatók állandó javítása.
Az irodai nyomtatás tehát tipikusan olyan terület, ahol sok apró tételből áll össze a végső számla. Éppen ezért néhány forint különbség helyett érdemes a teljes folyamatot vizsgálni. Egy jól megválasztott készülék, az igényekhez illő kellékanyag és néhány tudatos beállítás hosszabb távon jóval többet számíthat, mint elsőre gondolnánk.
