Mindannyian nagy reményekkel vágunk bele a saját vállalkozásunkba, sokszor azonban csalódnunk kell. A cég anyagilag sem teljesít úgy, ahogy reméltük, az életünk pedig minden korábbinál kaotikusabbá válik. Cikkünkben öt olyan tippet mutatunk be, melyekkel növelhetjük az üzletünk hatékonyságát.

Mit értünk hatékony működés alatt?

Érdemes először is tisztázni, hogy pontosan mit értünk hatékonyság alatt. Természetesen elsősorban azt, hogy a cégünk profitot termel, ami megélhetést biztosít nekünk, a családunknak és persze a munkavállalóinknak. Nem árt azonban már az indulásnál világosan látnunk azt, hogy egy kezdő vállalkozás általában nem nyereséges az első egy-két évben. Erre fel kell készülnünk, és tartalékokat kell képeznünk.

A hatékonyság ugyanakkor nem csupán pénzügyi kérdés. Ideértjük azt is, hogy a meglévő erőforrásainkat a lehető legjobban kihasználjuk, ahogy azt is, hogy a cégünk olajozott gépezetként működik. Utóbbi talán még nehezebb is, mint a profit elérése, és sokszor még hosszú évek óta nyereségesen működő vállalkozások is kihívással küzdenek ezen a téren.

Öt tipp a hatékony működésért

Az alábbi ötleteket alkalmazva azonban mi is elérhetjük ezt a sokak által áhított célt.

Automatizálás

Talán bele se gondolunk, de egy átlagos munkanapon körülbelül másfél-két órát töltünk e-mailek megírásával. Ezek a levelek pedig sokszor ugyanolyanok, vagy legalábbis egy kaptafára épülnek. Ma már számtalan szoftver kínál olyan megoldást, amivel az e-mailek jelentős része automatikusan kiküldhető. Ilyen lehet többek között az ajánlatadás, az elégedettség-felmérés vagy a számla kiküldése.

Az automatizmusokat érdemes minél több folyamatba bevonni. Gondoljuk át, milyen sztenderdizált lépések jellemzik a marketinget, a HR-t, a könyvelést, és ezeket igyekezzünk automatikus megoldásokkal kiváltani.

Delegálás

A hatékony működés gátja sok esetben a hiányos feladatkezelés. Lehet, hogy nincsenek megfelelő kollégáink a teendőkre, esetleg átláthatatlan, hogy kinek mikor és mivel kéne foglalkoznia. Az is megeshet, hogy egyes feladatokat teljesen ki kell adnunk a kezünkből. Ilyen lehet például a raktározás és a szállítás: ezen a téren a fulfillment szolgáltatás hatalmas terhet vesz le a vállunkról, és még költséghatékonyabbá is teszi a logisztikát.

Ami pedig a házon belüli feladatdelegálást illeti, célszerű ezen a téren is egységes, és lehetőség szerint szoftveres megoldást választanunk. Sokkal átláthatóbbak lesznek a teendők, ha egy helyen tekinthetjük át őket.

Időmenedzsment

Az idő pénz, a pénz pedig idő. Hatalmas luxus és jelentősen rontja a cégünk termelékenységét, ha szétfolynak a munkanapok, és állandó rohanásban kell élnünk. Ez egyrészt óriási stresszt jelent mind nekünk, a cég vezetőjének, mind pedig a beosztottjainknak. Arról nem is beszélve, hogy a rosszul beosztott idő és a kapkodás óhatatlanul kisebb-nagyobb hibákhoz vezet majd.

A tökéletes időmenedzsment elsajátítása nem megy egyik napról a másikra. Sokszor önállóan nem is vagyunk képesek változtatni a rossz szokásokon, ilyenkor pedig egy képzés vagy külső tanácsadó jelenthet megoldást.

Visszajelzések

Sok cégvezető esik abba a hibába, hogy mindent saját maga akar megoldani, és görcsösen ragaszkodik az általa kitalált módszerekhez. Holott könnyen lehet, hogy a csapatunk, ami mégiscsak szakemberekből áll, jobb rálátással bír a helyzetre és a megoldásokra. Mindenképp szánjunk időt arra, hogy meghallgassuk a véleményüket, és mérlegeljük a javaslataikat.

Ezzel két dolgot is nyerhetünk. Egyrészt hatékonyabbá válhat a cégünk, másrészt növelhetjük a kollégák elköteleződését is. Kisebb fluktuációval számolhatunk, ha a munkatársak úgy érzik, a vezetőség meghallja a hangjukat.

Fejlesztések

Könnyű belekényelmesedni a megszokott módszerekbe, ez azonban azzal jár, hogy a konkurencia elhúz mellettünk a folyamatos fejlesztésekkel. Ha lépést akarunk tartani, és javítani akarjuk a cégünk hatékonyságát, termelékenységét, akkor muszáj mindig új utakat keresnünk. Egy termelő cégnél ez például a géppark lecserélését jelenti, egy szolgáltatónál pedig a vállalatirányítási szoftver aktualizálását.

Azt is vizsgáljuk felül időről időre, hogy a partnereink vajon az elérhető legjobb szolgáltatást nyújtják-e. Lehet, hogy egy új fulfillment partnerrel vagy egy másik könyvelőirodával jobb eredményeket érhetnénk el.

Fókuszáljunk!

Mindaz, amit fentebb felsoroltunk, elsősorban a mi felelősségünk. Nekünk, a cég első emberének kell kitalálni, milyen automatizmusok segítsenek minket, hogyan történjen a delegálás vagy milyen fejlesztések menjenek végbe a közeljövőben. Erre azonban csak akkor vagyunk képesek, ha mi magunk megfelelő vezetői képességekkel rendelkezünk, és koncentráltan tudjuk ellátni a feladatainkat.

A képességeink fejlesztésében a kifejezetten vezetőknek szóló képzések, workshopok és coaching tanácsadások segíthetnek, míg a fókuszáltság fenntartásában leginkább az egészséges életmód, a megfelelő mennyiségű szabadidő, és a tökéletes munka-magánélet egyensúly kialakítása.

Lássuk át a cégünket!

A hatékonyság csak üres szólam lesz, ha nem tudjuk mérni a javulását vagy romlását. Ehhez olyan mérőszámokat kell találnunk, melyek egyértelműen megmutatják, hogy előre vagy hátra megyünk-e. Ilyen mérőszám lehet az ügyfélszám, a lezárt feladatok száma vagy az árbevétel alakulása is.