Egy szakmai konferencián résztvevőként mélyíthetjük a tudásunkat és értékes kapcsolatokat építhetünk. Előadóként növelhetjük a reputációnkat és átadathatjuk a tudásunkat. Szervezőként pedig a bevétel mellett értéket teremthetünk és felhívhatjuk magunkra a figyelmet. Mindhárom esetben igaz ugyanakkor, hogy komoly előkészületeket kell tennünk a siker érdekében.

Mivel készüljünk résztvevőként?

Az olyan alapvető dolgokat csak a rend kedvéért említjük meg, mint a laptop, a papír és a toll vagy az ásványvíz. Ezeknél ugyanis sokkal fontosabb, hogy esélyt teremtsünk a kapcsolatépítésre. Ehhez feltétlenül kelleni fog néhány névjegykártya, amit át tudunk adni azoknak, akikkel együttműködést kezdeményeznénk. Arra mindenképp ügyeljünk, hogy a kártyán az adatok naprakészek legyenek, a névjegyünk pedig lehetőleg legyen mutatós, könnyen áttekinthető.

De miért állnánk meg itt? Akár egy rövid, pár perces pitch-csel, azaz bemutatkozó anyaggal is készülhetünk, amit a szünetekben megoszthatunk másokkal. Nem kell persze egy hatalmas rolluppal a hónunk alatt megjelennünk a rendezvényen, elég egy A4-es papír, amin összefoglaljuk a lényeget, de akár a laptopunkon is prezentálhatjuk a terveinket egy pdf vagy PowerPoint formájában.

A felkészüléshez tartozik az is, hogy megismerjük a konferencia programját. Ez különösen akkor fontos, ha nagyobb volumenű a rendezvény, ahol párhuzamosan több előadó is megnézhető. Ilyenkor nem árt, ha már előre tudjuk, hogy mikor hova szeretnénk menni, melyik előadást szeretnénk mindenképpen megtekinteni. Szánjunk időt arra is, hogy utánaolvasunk az előadóknak, megismerjük a hátterüket, karrierjüket, esetleges kutatási témájukat

Ha aktívan szeretnénk részt venni a konferencián, és már megvannak a kiszemelt előadások, akkor írjunk össze néhány kérdést. Gondoljuk végig, mi az, ami minket érdekel egy-egy téma kapcsán, és milyen problémafelvetést lenne érdemes megvitatni az előadóval, esetleg a többi résztvevővel.

Mire figyeljünk, ha előadunk?

Előadóként semmiképp nem engedhetjük meg magunknak, hogy felkészületlenül érkezzünk a konferenciára. Ezt ráadásul nem is halogathatjuk az utolsó pillanatig, hiszen a szervezők alighanem előre kérni fogják a témánkat és az absztraktunkat. Az első lépés tehát az, hogy eldöntjük, miről is szeretnénk előadást tartani. Olyan témára lesz szükségünk, ami érdekes, releváns, és amiben hitelesnek számítunk.

Bár a jó téma már fél siker, legalább ilyen lényeges, hogy a rendelkezésünkre álló időt jól használjuk ki. Ehhez bizony némi gyakorlás szükséges. A készülődés keretében tehát próbáljuk el párszor az előadást. Ügyeljünk a beszédstílusunkra, a tempóra, és persze arra, hogy az első perctől az utolsóig fenntartsuk az érdeklődést. Ne feledjük, hogy az előadásunk végén esetleg kérdések is érkezhetnek, amire időt kell hagynunk.

Ha pedig már szóba kerültek a közönség által feltett kérdések, próbáljunk ezekre is előre készülni. Természetesen nem tudhatjuk, hogy milyen kérdéseket kapunk, de ha egy kicsit megpróbálunk a másik oldal fejével gondolkodni, valamilyen elképzelésünk mégis lehet.

Végül egy utolsó jó tanács: kérdezzük meg a szervezőket, hogy milyen technikai felszerelésre számíthatunk. Ha valami esetleg hiányozna a mi előadásunkhoz, azt jelezzük vagy szerezzük be mi magunk.

Szervezőként lesz a legtöbb dolgunk

Nem is kérdés, hogy a konferenciaszervezés hatalmas és rendkívül összetett feladat. Alapos felkészülés nélkül egész biztosan nem számíthatunk sikerre, de mi is tartozik ide pontosan? Nos, a készülődés az alapvető dolgokkal kezdődik: hol és mikor tartjuk a konferenciát, milyen téma köré szervezzük, hány fő vesz azon részt és mekkora költségvetéssel dolgozunk?

Miután ezeket tisztáztuk, azonnal bele is vághatunk a szervezésbe. Kérjünk be minél több árajánlatot a konferenciahelyszínektől, állítsuk össze a szóba jöhető tematikák listáját és határozzuk meg a konferencia méretét. Már ezen a ponton érdemes felvenni a kapcsolatot az előadókkal is, mert a népszerű emberek naptárja bizony villámgyorsan betelik.

A rendezvényünk meghirdetését se halogassuk túlságosan sokáig. Minél korábban felhívjuk rá a figyelmet, annál több embert csábíthatunk el a konferenciánkra. Az első hírlevél vagy közösségimédia-poszt tehát akár már hónapokkal az esemény előtt is kikerülhet. Amikor ez megtörténik, a regisztrációs lehetőségnek már élnie kell. Utóbbi történhet e-mailben, telefonos appban vagy akár a konferencia saját honlapján.

Az alapok tisztázása után jöhet a finomhangolás: ki szolgáltatja majd a cateringet, melyik cégre bízzuk a technika biztosítását vagy éppen a ruhatár üzemeltetését? Már ebből is látszik, hogy a konferenciaszervezés nem egyemberes munka. Sőt, azt is mondhatjuk, hogy nem amatőröknek való feladat. Könnyen lehet, hogy olcsóbban és hatékonyabban jutunk túl a szervezésen, ha erre szakosodott profikra bízzuk a teljes folyamatot. Ne feledjük, hogy a konferencia minősége alapvető hatással van a márkánk megítélésére!

Ne az idegeskedésről szóljon a konferencia

Mindegy, hogy érdeklődőként, előadóként vagy szervezőként veszünk részt az eseményen, azt szeretnénk, ha felhőtlenül élvezni tudnánk a napot. A fenti néhány egyszerű tippel a konferencia nem a rohangálásról és idegeskedésről szól majd!