Sokaknak ismerős lehet az a helyzet, amikor egy kolléga a nyári vakációból visszatérve, frissen, energikusan veti bele magát újra a munkába. Néhány hét múlva azonban visszatér a stressz. Ez a jelenség az úgynevezett nyaralás utáni kedvetlenség (post-summer blues). A munkaterhelés növekedése és a frusztráció visszatérése miatt a kora ősz kritikus időszaknak számít a munkavállalói elégedetlenség szempontjából.

A Cisco által összegyűjtött 5 tipp azt mutatja be, hogyan csökkenthetik az együttműködési eszközök a mindennapi stresszt, és teremthetnek olyan munkakörnyezetet, amelyben hatékonyabban és nyugodtabban dolgozhatnak munkatársak.

Az alapok – együttműködési eszközök használata a rugalmas munkavégzés érdekében

A szabadság után visszatérő alkalmazottakat gyakran várják elmaradások a munkájukban. Ez a stressz azonban csökkenthető a rugalmas munkavégzés bevezetésével.

Bár vannak ezzel kapcsolatos előítéletek, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy a rugalmas munkavégzés hatékonyságot és magasabb munkavállalói elégedettséget eredményez, valamint csökkenti a hiányzást és a fluktuációt. Egy két évig tartó felmérés szerint a vizsgált szervezetek hatékonysága több mint 13%-kal nőtt a rugalmas munkaügyi szabályozás eredményeként, miközben az elvándorlás 50%-kal csökkent. A munkavállalóknak, amennyiben erre munkakörük lehetőséget nyújt, érdemes biztosítani a távoli munkavégzés lehetőségét, időt és energiát biztosítva a nyár utáni fokozott munkaterhelés kezeléséhez. Ma már rendelkezésre állnak azok a technológiák, amelyek akár egy okostelefonra letölthető applikációval lehetővé teszik, hogy a kollégák bekapcsolódjanak a webes konferenciákba, miközben például elhozzák a gyerekeket az iskolából.

Együttműködés a kreatív munkavégzés érdekében

A kreativitás az egyik legfontosabb készség a munkavállalók esetében. Alapvető eleme az innováció előmozdításának, de a munkavállalók megtartásában is fontos szerepet játszik. A legtöbb olyan megoldás, amely lehetővé teszi a munkavállalók együttműködését és ötleteik megosztását, komoly szerepet játszik a kreativitás elősegítésében. A Cisco Webex Teams például egy bármilyen eszközön (a virtuális táblától az okostelefonig) elérhető alkalmazás, ami nemcsak dokumentumok megosztását teszi lehetővé, de azokon a kollégák valós időben is dolgozhatnak, üzeneteket válthatnak, telefon- vagy videohívásokat indíthatnak.

A zavaró tényezők

Az online konferenciákkal kapcsolatban – minden előnyük mellett – jellemzően két kifogást szoktak felhozni. Egyrészt a nehézkes kezdést: az első 5-10 perc sokszor azzal telik, hogy a résztvevők megpróbálnak csatlakozni. A másik zavaró tényező a háttérzaj (szirénák, kutyaugatás, billentyűzetek kattogása), ha valaki elfelejti némítani a telefonját. Ezek azonban nem kell, hogy feltétlenül zavarják a koncentrációt és a megbeszélések menetét: a legújabb webes konferencia alkalmazásokhoz már egy gombnyomással lehet csatlakozni, illetve automatikusan felismerik és kiszűrik ezeket a zavaró zajokat is.

A fejlettebb megoldások vizuális támogatást is nyújtanak a résztvevőknek (mint például a felszólaló munkatársra automatikusan átváltó kamera, amely követi is a beszélőt), tovább csökkentve a zavaró tényezőket.

Együttműködés a mesterséges intelligencia (AI) alkalmazásával

Az informatikai vezetők részéről ma már elvárás, hogy az AI rendszerek megkönnyítsék a munkát az együttműködések során. A hanggal aktiválható AI asszisztensek révén a munkavállalók egyszerűen csatlakozhatnak a megbeszélésekhez. Az arcfelismerés azonosítja a jelenlévőket, a hangfelismerés pedig automatikus leiratok, memók készítésére is alkalmazható lesz a jövőben. A Cisco legújabb, a mesterséges intelligenciát is magába foglaló fejlesztéseit együttesen kognitív együttműködésnek (Cognitive Collaboration) nevezi.

A külső gyártók szoftvereinek szoros integrációja (amely a Cisco WebEx együttműködési platform esetében is kiemelten fontos) szintén nagy előrelépés a munkafolyamatok egyszerűsítésében. Az intelligens naptárintegrációk lehetővé teszik az együttműködési eszközök számára a találkozók előrejelzését és az „egygombos” csatlakozást. Az olyan népszerű programok, mint a Microsoft Office vagy a Google Calendar is integrálásra kerültek.

Az együttműködési megoldások emberi oldala

Ma már elfogadott tény, hogy az emberi kapcsolatok fontosak a munkafolyamatok és a munkavállalói elégedettség szempontjából. Például az olyan vállalatok esetében, ahol az e-mailek személytelenek vagy túl hivatalosak, az együttműködési megoldások segíthetnek a közvetlenebb kapcsolat kialakításában.

Az együttműködési rendszerek azonban ennél többre is képesek. Például ha a rendszer előre tudja, kivel zajlik majd a megbeszélés, összegyűjti a szükséges háttérinformációkat (pl. a közösségi médiából), így a munkavállaló jobban megismerheti üzleti partnerét. Ezenkívül a szervezeti felépítést tartalmazó diagramok és a korábbi interakciók részletei is egyetlen kattintással elérhetők. Az arcfelismerés révén címkék is hozzárendelhetők az egyes résztvevőkhöz, megmutatva nevét, munkakörét vagy más kapcsolódó információt.