Mivel az elmúlt években számos vállalat állt át a heti 1-2 nap irodai munkára, és a hét jelentős részében akár otthonról is dolgozhatnak a munkavállalók, a dedikált irodai munkaállomások gyakorlatilag feleslegessé váltak. Az úgynevezett shared desk, azaz megosztott munkaállomás koncepciója szerint több munkavállaló felváltva használhat egy asztalt – erre a megoldásra akkor lehet szükség, ha a szervezet kevesebb munkaállomással rendelkezik, mint ahány irodai dolgozója van. Ez történhet úgy is, hogy a kollégák váltott heteken járnak be, és reggelente elfoglalnak egy éppen üres széket, de úgy is, hogy online rendszerben előre lefoglalják a helyüket. Valamivel nagyobb káoszt okozhat az ún. hot desk megoldás, azaz, amikor egyes asztalokat csak adott időszakra – például akár a napon belül csak pár órára, váltott műszakban, vagy csak egy adott napra – is lefoglalhatnak a munkavállalók. Ehhez már mindenképpen jól kialakított foglalási rendszerre van szükség, pláne, ha kevesebb az asztal, mint a munkavállaló. A kevesebb állomás mindenesetre nem csak helytakarékos, de fenntarthatóbb megoldás is a folyamatosan fenntartott asztaloknál.

Leáldozott az open office-nak

Az ilyen jellegű rugalmas munkavégzés rugalmasan alakítható irodatereket igényel, a sok home office-ban eltöltött idő miatt ráadásul az igényeink is változtak. Jobban vágyunk a csendes munkakörnyezetre, és nőtt a magánszféra-igényünk, ami miatt az egy légterű munkahelyek kész rémálomnak tűnhetnek a munkavállaló számára – még akkor is, ha korábban nem okozott gondot ilyen környezetben dolgozni. Éppen ezért a hatalmas, közös légterű open office-ok helyett hosszú távon inkább kisebb csapatszobákra, privát dolgozóhelyekre lesz szükség, ahová el lehet vonulni, amikor koncentráltan kell dolgozni. A kreativitásra továbbra is a közös nagy tárgyalók adhatnak megfelelő teret. Ez viszont új problémát szül: a helyiségek lefoglalásának szervezési igényét.

Közös céges bicikli?

Könnyen megtörténhet, hogy a közeljövőben nem csak a privát asztalunkról, de a saját használatú közlekedési eszközünkről is le kell majd mondanunk. Egyre népszerűbb ugyanis a céges közlekedési eszközök megosztása, ami lehetőséget ad arra, hogy azoknak a munkavállalóknak, akiknek a tevékenysége igényli, mindig legyen elérhető járműve. Ez jellemzően a céges autót jelenti, de ma már rollerek, biciklik is bekerülhetnek a megosztott eszközök közé. A megosztott autók és egyéb közlekedési eszközök több, vagy akár mindegyik kollégának elérhetők, és adott időszakra lefoglalhatók egy erre kialakított rendszerben. A közlekedési eszközök megosztása nem csak fenntarthatóbb, de költséghatékonyabb is a saját járműveknél.

A tudás nem csak az irodatérben ragadhat ránk

Azzal, hogy a csapat fele otthonról, a másik fele pedig az irodából dolgozik, minden korábbinál fontosabbá váltak azok a digitális felületek is, ahol az elvégzett munkát és a közös tudást megosztani lehet. Az online megosztott információk ráadásul a hatékonyságot is növelhetik: ha egy cég egy közös felületen hoz létre tudásbázist, az jelentős mennyiségű időt spórol meg a csapatnak, hiszen így a felhasználók önállóan és gyorsan megtalálhatják a választ felmerülő kérdéseikre. Mindez akkor működik a legjobban, ha mindezeket a folyamatokat, a szükséges eszközöket és szolgáltatásokat nem külön-külön, hanem egy közös rendszerben lehet kezelni. Az ilyen, integrált tudásbázissal rendelkező szolgáltatásmenedzsment-rendszerben a felhasználók ráadásul értékelhetik is, hogy a jelzett megoldások valóban megfelelőek-e, így a cég gyorsan kiszűrheti a hibákat, és a változtatásokat azonnal bevezetheti a teljes cégben – hiszen mindenki látja azokat.

Ez a jövő, de nem biztos, hogy örülünk neki

„Bár tudjuk, hogy a céges eszközök, helyiségek és rendszerek közös, rugalmas használata költséghatékonyabb és környezettudatosabb annál, mint amikor mindenkinek mindenből sajátja van, igazán akkor tudunk előre lépni, ha a kollégák is nyitottak erre a megközelítésre. Ehhez nem csak az eszközeinket, de a gondolkodásunkat is át kell alakítanunk” – mondta Zakrzewski Anita, a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform marketing- és értékesítési vezetője. „Ez a folyamat már a világjárvány előtt elindult, de annak hatására hirtelen felgyorsult – és úgy látjuk, hogy továbbra is ebbe az irányba mutatnak a trendek. A közös eszközhasználat és a közös gondolkodás a munkavállalóktól is egészen más működést igényel, ezért a változásokat érdemes fokozatosan, lépésről lépésre, akár eszközönként bevezetni. A váltást nagyban megkönnyítheti, ha a munkavállalók mindent online, azaz rugalmasan, bárhonnan kezelhetnek – például otthonról is megoldhatják IT-problémáikat vagy lefoglalhatják a másnapi munkaállomásukat és autójukat.”

A pozitív munkavállalói élmény kialakításának egyik kulcseleme: biztosítani, hogy a csapattagoknak legyen lehetőségük a fejlődésre. A monotonitás demoralizáló lehet, és ha a kihívásokat kereső alkalmazottak úgy érzik, nem használják ki a tehetségüket, előbb vagy utóbb más utakat kezdhetnek el felkutatni – akár a vállalaton kívül. Ha viszont a vezető folyamatosan tájékoztatja a dolgozókat az új lehetőségekről, biztosabbak lehetnek abban, hogy a szervezeten belül ki tudják aknázni a bennük rejlő potenciált.

Kerüljük a mikromenedzsmentet

A mikromenedzsment letöri a dolgozók motivációját, míg végül az ügyfélen csattan az ostor. Ezért kulcsfontosságú olyan vállalati kultúra kialakítása, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy ne féljenek kezdeményezni és innovatív ötletekkel hozzájárulni a csapat munkájához. Ha a vezető képes néha visszalépni és bízni az alkalmazottak képességeiben, akkor olyan légkört teremthet, amelyben a csapat magabiztosnak érzi magát a döntéshozatalban és aktívan hozzájárul az ügyfelek elégedettségéhez.

Nyissuk meg a kommunikációs csatornákat

A vonzó munkakörnyezet szervezetenként eltérő, így a kommunikációs csatornák megnyitása nem ugyanazt jelenti minden munkahelyen. Találgatások és megalapozatlan döntések helyett a vezetőknek nyílt beszélgetéseket kell folytatniuk a csapataikkal, hogy feltárják a munkahelyi boldogsággal és motivációval kapcsolatos konkrét igényeket. Maguktól a munkavállalóktól is értékes visszajelzéseket lehet kapni arról, hogy mi jelenti számukra a pozitív munkahelyi élményt, ami akár a cég egészének működésére vonatkozóan is új, hasznos perspektívákat tárhat fel.

Helyezzük előtérbe a munkavállalók jóllétét

A dolgozók jólléte sokrétű kérdés, amely az irodán belüli és azon kívüli munkát egyaránt érinti. A munkahelyi interakcióktól kezdve a közösségformáláson át a fizikai és mentális egészségig számos tényezőt figyelembe kell venni, ha a jóllétet a vállalati működés szerves részeként akarjuk integrálni. Tehát ahelyett, hogy elszigetelt HR problémaként kezelnénk, holisztikus megközelítéssel a szervezet DNS-ének részévé kell tennünk a jóllétet, így biztosítva a kiemelkedő munkavállalói élményt.

Az emberek és az eszközök egyaránt fontosak

A technológia mára mindennapjaink részévé vált, így szinte minden munkahelyen befolyásolja az alkalmazottak elégedettségét, hogy milyen eszközök és alkalmazások segítik vagy éppen nehezítik feladataik elvégzését. Alapvető fontosságú tehát olyan megoldásokat választani, amelyek összhangban vannak a munkaerő igényeivel. Az a technológia, amely zökkenőmentesen integrálható a szervezeti folyamatokba, támogatja az embereket és hatékonyabbá teszi a munkájukat, a dolgozói elégedettséget is növelni fogja.

„A legtöbb vállalat esetében egyértelmű összefüggést tapasztalunk, ha összevetjük a cég ügyfeleinek, vásárlóinak elégedettségét és a belső visszajelzéseket a munkahelyi körülményekről” – mondta el Zakrzewski Anita, a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform marketing- és értékesítési vezetője. „Lényeges tehát megvizsgálni, mivel csökkenthetők az irodai frusztrációk, mivel tehetők problémamentesebbé a belső folyamatok. Csak egy példa: a közelmúltban elvégzett felmérésünk alapján az irodai adminisztrációval a hazai dolgozók 80%-a elégedetlen, ennek ellenére alig egytizedük használ valamilyen digitális feladat- vagy szolgáltatáskezelő rendszert, melynek bevezetésével gördülékenyebbé válhatna a belső ügyintézés és érzékelhetően csökkennének a fennakadások.”