2021. április 1-től a NAV minden számlára adatszolgáltatási kötelezettséget vezetett be, függetlenül annak értékhatárától vagy vevőkörétől. Ez a vállalatok napi ügymenetében is számtalan változást hozott. Az adatszolgáltatási kötelezettség bevezetésével párhuzamosan elérhetővé vált a NAV 3.0 rendszere, amely számos új hatékonyságnövelő funkciót kapott, lehetővé vált például a számlafeldolgozást segítő adatok bevitele.

A bejövő számlák kezelése hagyományosan jelentős probléma- és hibaforrásnak számított a cégek életében. Kihívásokat jelentettek a követhetetlen számlaengedélyezési folyamatok, a különböző struktúrájú számlákból való adatkinyerés vagy a manuális számlafeldolgozás, iktatás és kontírozás. A NAV 3.0 komoly lehetőséget nyitott meg a cégek számára a kézi adatrögzítés minimalizálásával, ugyanakkor ennek előnyeit csak azok a vállalkozások tudják maximálisan kihasználni, amelyek olyan számlaiktató szoftvereket használnak, amelyek kompatibilisek a NAV tavaly elindult új rendszerével. Sokféle ilyen program van a piacon, a döntésnél pedig érdemes olyan rendszert keresni, mely képes az alábbi 6 területen segíteni a vállalkozások munkáját:

1. Kompatibilitás a NAV 3.0 rendszerrel

A NAV 3.0 komoly lehetőséget nyitott meg a cégek számára a kézi adatrögzítés minimalizálásával, ezek kihasználása és a hibalehetőségek csökkentése érdekében fontos, hogy a szoftver kompatibilis legyen vele.

2. Papíralapú és elektronikus számlák együttes kezelése

Továbbra is kihívás marad emellett az elektronikus és a papíralapú számlák együttes kezelése. A különböző formátumú számlák eltérő tárolási megoldásai extra pénzügyi terhet rónak a cégekre, emiatt megnövekedhet a számlák feldolgozási ideje, nőhet a hibák száma is. Egy olyan szoftverrel, amely együtt kezeli a papíralapú és elektronikus számlákat, mindez kiküszöbölhető.

3. Átlátható rendszert és testre szabható munkafolyamatok

A szoftver átlátható és egyszerűen kezelhető rendszerben teszi lehetővé a számlák nyilvántartását. Ennek része, hogy automatikus eljárásrendeket lehet kialakítani, de szükség esetén egyes számlákat képes a rendszer egyedien kezelni.

4. Az IT- és adatbiztonság garantálása

A szoftver egy egységes és biztonságos platformon tárolja a különböző forrásból származó számlákat. Fontos az egyedi hozzáférési- és jogosultsági rendszer megléte, így garantálható, hogy csak azok a kollégák férnek hozzá az érzékeny adatokhoz, akiknek valóban szükségük van rá. Ezzel elkerülhető a papíralapú számlakezelés egyik legnagyobb veszélye, a személyes adatok jogosulatlan kezekbe kerülése.

5. Egyszerű számlabefogadás és számlaellenőrzés

A rendszernek segítenie kell a követhető workflow kialakítását, lehetővé tenni a dokumentumok digitális aláírását, illetve a dokumentumok formai és pénzügyi ellenőrzését, megkönnyítve a számla kontírozást.

6. Átlátható aktázás, költséghatékony digitális tárolás

Célszerű, ha a digitalizált dokumentumokat (számlák, szerződések, teljesítési igazolások) a választott program segítségével egy aktába lehet fűzni, és az is jó, ha a felhő-alapú tárolás is megoldott, mivel így a jogosult kollégák bárhol és bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges anyagokhoz.

„Az információmenedzsmenttel foglalkozó szakemberek szervezete, az AIIM 2018-ban felmérést végzett a papírmentes munkafolyamatokról. A megkérdezett munkavállalók 48 százaléka a manuális adatbevitelt, valamint a hatékony folyamatok hiányát nevezte meg, mint a legkritikusabb hátráltató tényezőt a munka során – mondta el Nagy Rita, az Iron Mountain Magyarország ügyvezetője. – Napjainkban ezeknek a problémáknak a nagy része már kiküszöbölhető a bejövő számlákat iktató programok használatával. Ezek egyetlen rendszerbe integrálják a beérkező papír- és elektronikus számlákat, így azok egységesen és rugalmasan kezelhetővé válnak.”