„Ezekben a szektorokban számos esetben látunk csökkentett munkaidejű alkalmazottakat. A gyárak és termelési üzletágak esetében azonban nem jellemző ez a fajta válságkezelés, itt inkább a munkaidőkeret kiterjesztése a jellemző. Ez azt jelenti, hogy a korábbi általános 6 hónappal szemben immár 2 évre lehet kiterjeszteni a munkaidőkeretet, lehetővé téve a túlórák és lecsúsztatott munkaidők hosszabb távú elszámolását. Ez nagyban jellemző a szezonálisabb tevékenységekre, ahol holtszezonban kevesebb a munka, főszezonban viszont jellemzően túlórára van szükség.”

A PS tapasztalatai alapján a cafetéria rendszert is nagyban érinti a kialakult rendkívüli helyzet. „A skála két végpontját egyaránt tapasztaljuk ügyfeleinknél: van, ahol a juttatások szüneteltetésével vagy felfüggesztésével reagálnak a válságra, ahelyett, hogy a bérekhez hozzányúlnának, de olyan is előfordul, hogy a SZÉP kártya csökkentett közterheit figyelembe véve további felhasználható összegekkel támogatják a munkavállalókat ebben a nehéz helyzetben” – tette hozzá Varga Judit.

A számviteli szakma digitalizációval válaszolt a válságra

A vírushelyzetben hozott intézkedések és a kollégák biztonsága érdekében a PS is áthelyezte kollégái nagy részét otthoni munkavégzésre, ami jelentős IT és HR erőforrásokat kívánt. A PS, mint számviteli vállalat alapvetően fizikai bizonylatokkal dolgozik, és bár számos dokumentumot már digitálisan is fel lehet dolgozni, a bérszámfejtéssel kapcsolatban több olyan irat is van még, amit törvényi előírás vagy egyéb szabályozás szerint eredeti dokumentumként kell megőrizni/kiadni és nem elfogadott a digitalizált változat. Tipikus példa erre a

• táppénzes igazolások elszámolása
• a kilépő dolgozó részére az igazolások kiadása
• a jövedelemigazolás

„Szerencsére csak néhány olyan dokumentum maradt, amit csak ideiglenesen tudunk digitalizálva elfogadni és később szükségünk lesz az eredeti példányra is. Mindez iránymutató a jövőre nézve is, arra vonatkozóan, hogy melyek lehetnek azok a dokumentumok, amiket a jövőben csak elektronikusan szükséges megkapnunk, továbbítanunk az ügyfeleink felé – ezzel is hatékonyabbá téve a folyamatokat” – mondta el Varga Judit.

A munkahelyválasztás során a leendő munkavállalók döntéseit egyre nagyobb mértékben befolyásolja az adott szervezet társadalmi felelősségvállalási gyakorlata. A Z generáció tagjai számára fontos, hogy kiálljanak a számukra fontos ügyek mellett: 76%-uk aggódik az emberiség bolygóra gyakorolt hatása miatt, míg 60%-uk olyan munkahelyen szeretne dolgozni, amely hatással van a világra^[1]. Kis Dóra, a Process Solutions HR igazgatója szerint a 18-26 közötti korosztály világnézete már nem csak a vásárlási döntéseikben, hanem karrierterveikben is markánsan megjelenik. A Process Solutions felmérése szerint a korcsoportba eső munkavállalóik gyakorlatilag 100%-a fontosnak gondolja, hogy a munkahelyük társadalmilag felelős tevékenységeket végezzen. A legfontosabb témák számukra a betegek, a hajléktalanok és éhezők megsegítése, a környezetvédelem, valamint az állatok védelme. A munkavállalók megítélése szerint a vállalatok által végzett CSR tevékenység célja elsősorban a márkaépítés és az értékteremtés.

„Az Y és Z generáció képviselői online készségeik és kultúrájuk miatt rendkívül érzékenyek, és gyorsan észreveszik a hiteltelen vállalati kommunikációt. Azt akarják látni, hogy a társaságok szenvedélyesen támogatják alapelveiket és kiállnak a számukra fontos értékek mellett. A vezetői stílus, a tehetségmegtartó stratégiák és az alkalmazottak elkötelezettségének fenntartása csak néhány a kihívások közül, amelyekkel a vállalkozások ennek eredményeként szembesülnek” – teszi hozzá Kis Dóra, a Process Solutions HR igazgatója.

A Z generáció motivált és vállalkozó szellem. A bizonytalanságokkal már jobban szembesültek, mint az őket megelőző generáció, és ennek megfelelően keresnek munkát. Ezenkívül láthatták, hogy a szülők és az idősebb testvérek lojalitását a munkáltatók nem jutalmazzák, ezért számukra elvárás, hogy a lojalitás kölcsönös legyen, a fizetés náluk nem az első helyen szerepel. Az online világban felnőtteknek progresszív a világlátása, több forráshoz férnek hozzá, mint valaha, és általában nagyszerű hálózatépítők, ami jelentősen javítja az esélyüket arra, hogy sikeresek legyenek. A Process Solutions-nél mindezek figyelembevételével és ennek szellemében tervezzük meg a vállalat CSR programjait.

A PS-nél rendszeresek az önkéntes napok, amelyek amellett, hogy társadalmilag fontos ügyeket támogatnak, egyfajta csapatépítő és szemléletformáló szerepet is betöltenek a kollégák körében: „A decemberben megrendezett legutóbbi IV. PS Önkéntes Napon már sokéves hagyománnyá vált sütivásárunk után az összegyűjt adományokból a Baptista Szeretetszolgálat Cipősdoboz akciójához csatlakozva több mint 160 ajándékcsomagot juttatunk el a rászoruló gyermekek számára. Ellátogattunk az Fővárosi Önkormányzat Alacskai Úti Idősek Otthonába, ahova kollégáink táncos zenés műsorral készültek és ajándékkal is kedveskedtek a bentlakóknak. Emellett csatlakoztunk a Budapest Bike Maffia „4000 ember vacsorája” kezdeményezéshez, amelyhez több mint 230 szendviccsel járultunk hozzá. A PS csapattagjai heti szinten is önkénteskedtek, az elmúlt időszakban összesen 370 szendvicset, 30 kg gyümölcsöt és 20 kg tartós élelmiszert jutattak el a BMSZKI Dózsa György úti szálló lakóihoz, továbbá rendszeresen szervezünk véradásokat is az irodában” – tette hozzá az igazgató.

A költségmegtakarítás egyik kedvelt módja a munkafolyamatok kiszervezése, ám fontos, hogyan válasszuk ki a legmegfelelőbb partnert. Ebben nyújt segítséget Magyarország piacvezető BPO vállalata, a Process Solutions.

A Business Process Outsourcing (továbbiakban: BPO) valamilyen üzleti folyamatnak a kiszervezését jelenti. Minden vállalkozásnak az a célja, hogy a legfőbb tevékenységére tudjon koncentrálni, amiben ez a szolgáltatástípus lehetőséget nyújt. Azokat az üzleti folyamatokat érdemes kiszervezni, amelyek könnyen sztenderdizálhatóak és bár fontosak az üzletmenet szempontjából, nem kritikus, hogy a vállalkozás belső hatáskörben tartsa azokat. Ilyen tipikus területnek számít többek között az IT, a könyvelés, az adózás vagy a bérszámfejtés. Mivel ezek egy része elsősorban törvény által megkövetelt határidők és szabványok szerint működik, kisebb hatással vannak a napi folyamatokra. A tervezés és a napi információk – amiket egy kontrolling osztály biztosít – többnyire az adott cégre szabottak és a legtöbb esetben házon belül kell, hogy a döntéshozók rendelkezésére álljanak, ezért kevésbé tipikus, hogy kiszervezésre kerülnek.

Az üzleti tevékenységek kiszervezésénél fontos figyelembe venni azokat a közvetlen faktorokat, amelyekkel – ha kiszervezi az adott tevékenységet a vállalat – nem kell többet számolnia:

• Bérköltség, plusz juttatások (iroda, IT költségek, házon belüli költségek stb.)

• Munkavállalók tréningje, menedzsmentje, HR- költsége

• Büntetések, kamatok, amelyek a nem megfelelő szakértelemből származhatnak

A költségek megtakarításán túl az alábbiakban felsorolt további előnyökre is számíthatunk:

• Extra idő – olyan extra ideje szabadul fel ilyenkor a cégeknek, amelyet üzleti stratégiájuk építésére, vagy akár további üzlet- és ügyfélszerzésre fordíthatnak.

• Szakértő csapat – a kiszervezés során a cégek folyamatai képzett szakemberek kezébe kerülnek. Ezt úgy képzeljük el, mintha ésszerű ráfordítások mellett, magasan kvalifikált, sokéves tapasztalattal rendelkező alkalmazottaink lennének, akik tisztában vannak a korszerű technológia adta lehetőségekkel.

• Kockázatok megosztása – egyes vállalatoknál előfordulhat, hogy a szakértelem hiányzik vagy nem tud folyamatosan rendelkezésre állni, ami azért veszélyes, mert nem képes elég gyorsan és kielégítően reagálni törvényi változásokra, így az esetleges büntetések kockázata is növekszik. Fontos tehát, hogy az egyes üzleti folyamatok kiszervezése során a vállalat megosztja a kockázatot a szolgáltatóval.

• Tanácsadás – a napi folyamatok mellett, adódhatnak olyan helyzetek, amikor üzleti döntéshozatal előtt áll egy cég. Ilyenek lehetnek például a terjeszkedés, bővülés vagy akár a költségcsökkentés. Egy külföldi központ által vezetett cég terjeszkedésénél is érdemes a BPO szolgáltatást választani, mivel egy helyi apparátust, jogi és szabályozási környezetet kell ismernie a cégnek. A szolgáltató viszont amennyiben regionálisan is kiterjedt hálózattal rendelkezik, leveheti az ismeretlen feltérképezésének terhét az ügyfél válláról.

• Kötelező fejlesztések alóli tehermentesítés – Ilyen aktuális fejlesztési kihívás például könyvelőrendszereknek a NAV Online Számlarendszeréhez való bekötése. Ebben az esetben is a szükséges interfész fejlesztések elvégzése a szolgáltatót terheli.