Mivel az elmúlt években számos vállalat állt át a heti 1-2 nap irodai munkára, és a hét jelentős részében akár otthonról is dolgozhatnak a munkavállalók, a dedikált irodai munkaállomások gyakorlatilag feleslegessé váltak. Az úgynevezett shared desk, azaz megosztott munkaállomás koncepciója szerint több munkavállaló felváltva használhat egy asztalt – erre a megoldásra akkor lehet szükség, ha a szervezet kevesebb munkaállomással rendelkezik, mint ahány irodai dolgozója van. Ez történhet úgy is, hogy a kollégák váltott heteken járnak be, és reggelente elfoglalnak egy éppen üres széket, de úgy is, hogy online rendszerben előre lefoglalják a helyüket. Valamivel nagyobb káoszt okozhat az ún. hot desk megoldás, azaz, amikor egyes asztalokat csak adott időszakra – például akár a napon belül csak pár órára, váltott műszakban, vagy csak egy adott napra – is lefoglalhatnak a munkavállalók. Ehhez már mindenképpen jól kialakított foglalási rendszerre van szükség, pláne, ha kevesebb az asztal, mint a munkavállaló. A kevesebb állomás mindenesetre nem csak helytakarékos, de fenntarthatóbb megoldás is a folyamatosan fenntartott asztaloknál.

Leáldozott az open office-nak

Az ilyen jellegű rugalmas munkavégzés rugalmasan alakítható irodatereket igényel, a sok home office-ban eltöltött idő miatt ráadásul az igényeink is változtak. Jobban vágyunk a csendes munkakörnyezetre, és nőtt a magánszféra-igényünk, ami miatt az egy légterű munkahelyek kész rémálomnak tűnhetnek a munkavállaló számára – még akkor is, ha korábban nem okozott gondot ilyen környezetben dolgozni. Éppen ezért a hatalmas, közös légterű open office-ok helyett hosszú távon inkább kisebb csapatszobákra, privát dolgozóhelyekre lesz szükség, ahová el lehet vonulni, amikor koncentráltan kell dolgozni. A kreativitásra továbbra is a közös nagy tárgyalók adhatnak megfelelő teret. Ez viszont új problémát szül: a helyiségek lefoglalásának szervezési igényét.

Közös céges bicikli?

Könnyen megtörténhet, hogy a közeljövőben nem csak a privát asztalunkról, de a saját használatú közlekedési eszközünkről is le kell majd mondanunk. Egyre népszerűbb ugyanis a céges közlekedési eszközök megosztása, ami lehetőséget ad arra, hogy azoknak a munkavállalóknak, akiknek a tevékenysége igényli, mindig legyen elérhető járműve. Ez jellemzően a céges autót jelenti, de ma már rollerek, biciklik is bekerülhetnek a megosztott eszközök közé. A megosztott autók és egyéb közlekedési eszközök több, vagy akár mindegyik kollégának elérhetők, és adott időszakra lefoglalhatók egy erre kialakított rendszerben. A közlekedési eszközök megosztása nem csak fenntarthatóbb, de költséghatékonyabb is a saját járműveknél.

A tudás nem csak az irodatérben ragadhat ránk

Azzal, hogy a csapat fele otthonról, a másik fele pedig az irodából dolgozik, minden korábbinál fontosabbá váltak azok a digitális felületek is, ahol az elvégzett munkát és a közös tudást megosztani lehet. Az online megosztott információk ráadásul a hatékonyságot is növelhetik: ha egy cég egy közös felületen hoz létre tudásbázist, az jelentős mennyiségű időt spórol meg a csapatnak, hiszen így a felhasználók önállóan és gyorsan megtalálhatják a választ felmerülő kérdéseikre. Mindez akkor működik a legjobban, ha mindezeket a folyamatokat, a szükséges eszközöket és szolgáltatásokat nem külön-külön, hanem egy közös rendszerben lehet kezelni. Az ilyen, integrált tudásbázissal rendelkező szolgáltatásmenedzsment-rendszerben a felhasználók ráadásul értékelhetik is, hogy a jelzett megoldások valóban megfelelőek-e, így a cég gyorsan kiszűrheti a hibákat, és a változtatásokat azonnal bevezetheti a teljes cégben – hiszen mindenki látja azokat.

Ez a jövő, de nem biztos, hogy örülünk neki

„Bár tudjuk, hogy a céges eszközök, helyiségek és rendszerek közös, rugalmas használata költséghatékonyabb és környezettudatosabb annál, mint amikor mindenkinek mindenből sajátja van, igazán akkor tudunk előre lépni, ha a kollégák is nyitottak erre a megközelítésre. Ehhez nem csak az eszközeinket, de a gondolkodásunkat is át kell alakítanunk” – mondta Zakrzewski Anita, a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform marketing- és értékesítési vezetője. „Ez a folyamat már a világjárvány előtt elindult, de annak hatására hirtelen felgyorsult – és úgy látjuk, hogy továbbra is ebbe az irányba mutatnak a trendek. A közös eszközhasználat és a közös gondolkodás a munkavállalóktól is egészen más működést igényel, ezért a változásokat érdemes fokozatosan, lépésről lépésre, akár eszközönként bevezetni. A váltást nagyban megkönnyítheti, ha a munkavállalók mindent online, azaz rugalmasan, bárhonnan kezelhetnek – például otthonról is megoldhatják IT-problémáikat vagy lefoglalhatják a másnapi munkaállomásukat és autójukat.”

Egyedi design, home office, szuper technológiák és sok más megoldás szolgálja a munkavállalók hatékonyságát és jó közérzetét a legmodernebb munkahelyeken. De mit gondolnak a magyar irodai dolgozók ezekről a kezdeményezésekről? – erre derült fény az októberi felmérésből, amelyet a Big Office Day szervezői készítettek közel 1000 fő megkérdezésével. A kérdéssort a legkülönbözőbb hátterű és méretű cégek hazai munkavállalói – köztük számos közép- és felsővezető – töltötték ki.

Ami a pénznél is fontosabb

A modern iroda és a home office közül utóbbi mozgatja meg jobban a magyar munkavállalókat. Heti +1 nap home office-ért a megkérdezettek egyharmada 5%-ot, míg 15%-uk akár 10%-ot is engedne a fizetéséből. A kitöltők közel 20%-a azonban eleve nem menne olyan céghez dolgozni, ahol nincs lehetőség otthoni munkavégzésre. Amit pedig egyértelműen jobban értékelnek minden pénznél, az a jó vezető. A megkérdezettek több mint fele (53%) mondana le egy jobb főnökért keresetének egy részéről, 10%-uk fizetésének akár több mint 15%-át is feláldozná. Tekintve, hogy az emberek általában nem szívesen adnak lejjebb a pénzügyi igényeikből, ez igen meglepő eredmény, és arra utalhat, hogy egy munkaerőpiaci kulcsproblémáról van szó. A fenti eredményekre a hatékonyságnövelés vonatkozásában is érdemes a cégeknek figyelmet fordítani, hiszen a sikeres együttműködés ennek alapfeltétele.

Melyik jobb: az open office vagy a hot desking?

A kérdőív alapján az olyan népszerű irodatrendekről, mint az open office és a hot desking (amikor a dolgozóknak nincs saját fix asztaluk) lesújtó véleménnyel van a dolgozók nagy többsége. Az open office-ról eközben mindössze 10% ismeri el, hogy vannak előnyei, vagyis gyakorlatilag alig van olyan, akinek tetszik a legelterjedtebb multis irodai környezetet. A hot deskinggel kapcsolatban nagyobb elfogadást tanúsítanak, közel egyharmaduk szerint megszokható, 24% pedig hatékony megoldásnak tartja abban az esetben, ha a munkavállalók a home office miatt nem járnak be minden nap.

Megosztó irodai kiskedvencek

A munkavállalóknak egyre fontosabb szempont a vállalati kultúra, azonban nem is gondolnánk, hogy mennyire megosztóak lehetnek egyes ezzel kapcsolatos kérdések. Ilyen például a felmérés alapján a kisállatbarát irodák terjedése. A cukiságfaktor miatt könnyű azt gondolni, hogy többségben vannak a támogatók, pedig az ellenzők lekörözik a kutya- és cicarajongókat: 57% úgy gondolja, hogy a kiskedvenceknek nem az irodában van a helyük.

A munkavégzés monitorozásával kapcsolatban is egyetértés jellemző a dolgozók körében. Ma már a magyar piacon is több olyan szoftver érhető el, amely képes mérni a munkavállalók hatékonyságát. A többség nem meglepő módon tolakodónak érzi az ilyen fokú ellenőrzést, míg válaszadók 30% gondolja úgy, hogy akár jó célra is használhatóak ezek az eszközök.

Fókuszban a hatékonyság és a wellbeing

Úgy tűnik, hogy a fenntarthatósággal kapcsolatban is erősödnek az elvárások munkáltatókkal szemben. A válaszadók 90%-ának fontos, hogy a cég, amelynél dolgozik, alkalmazzon környezetbarát megoldásokat. „Amikor ideális irodai környezetről beszélünk, az igényeket ma már egyértelműen meghatározzák az olyan trendek, mint a fenntarthatóság, a wellbeing és a digitalizáció, valamint a munkáltatók által elvárt hatékonyságnövelés. Az ezeket szem előtt tartó irodafejlesztés megkerülhetetlenné vált a versenyképességük megtartására, javítására törekvő vállalatok számára. Ez hívta életre a Big Office Day-t, amely a fenti témákkal foglalkozó komplex irodakiállítás és konferencia” – mondta el Hegedűs Kata, a november 20-ai rendezvény főszervezője, aki szerint a már minden ágazatot sújtó érintő munkaerőhiánynak, illetve a gazdasági növekedésnek is köszönhető, hogy a nagyobb cégek és a kkv-k is folyamatosan keresik a legjobb hatékonyságnövelő és munkaerőbarát irodai megoldásokat.