Mivel készüljünk résztvevőként?

Az olyan alapvető dolgokat csak a rend kedvéért említjük meg, mint a laptop, a papír és a toll vagy az ásványvíz. Ezeknél ugyanis sokkal fontosabb, hogy esélyt teremtsünk a kapcsolatépítésre. Ehhez feltétlenül kelleni fog néhány névjegykártya, amit át tudunk adni azoknak, akikkel együttműködést kezdeményeznénk. Arra mindenképp ügyeljünk, hogy a kártyán az adatok naprakészek legyenek, a névjegyünk pedig lehetőleg legyen mutatós, könnyen áttekinthető.

De miért állnánk meg itt? Akár egy rövid, pár perces pitch-csel, azaz bemutatkozó anyaggal is készülhetünk, amit a szünetekben megoszthatunk másokkal. Nem kell persze egy hatalmas rolluppal a hónunk alatt megjelennünk a rendezvényen, elég egy A4-es papír, amin összefoglaljuk a lényeget, de akár a laptopunkon is prezentálhatjuk a terveinket egy pdf vagy PowerPoint formájában.

A felkészüléshez tartozik az is, hogy megismerjük a konferencia programját. Ez különösen akkor fontos, ha nagyobb volumenű a rendezvény, ahol párhuzamosan több előadó is megnézhető. Ilyenkor nem árt, ha már előre tudjuk, hogy mikor hova szeretnénk menni, melyik előadást szeretnénk mindenképpen megtekinteni. Szánjunk időt arra is, hogy utánaolvasunk az előadóknak, megismerjük a hátterüket, karrierjüket, esetleges kutatási témájukat

Ha aktívan szeretnénk részt venni a konferencián, és már megvannak a kiszemelt előadások, akkor írjunk össze néhány kérdést. Gondoljuk végig, mi az, ami minket érdekel egy-egy téma kapcsán, és milyen problémafelvetést lenne érdemes megvitatni az előadóval, esetleg a többi résztvevővel.

Mire figyeljünk, ha előadunk?

Előadóként semmiképp nem engedhetjük meg magunknak, hogy felkészületlenül érkezzünk a konferenciára. Ezt ráadásul nem is halogathatjuk az utolsó pillanatig, hiszen a szervezők alighanem előre kérni fogják a témánkat és az absztraktunkat. Az első lépés tehát az, hogy eldöntjük, miről is szeretnénk előadást tartani. Olyan témára lesz szükségünk, ami érdekes, releváns, és amiben hitelesnek számítunk.

Bár a jó téma már fél siker, legalább ilyen lényeges, hogy a rendelkezésünkre álló időt jól használjuk ki. Ehhez bizony némi gyakorlás szükséges. A készülődés keretében tehát próbáljuk el párszor az előadást. Ügyeljünk a beszédstílusunkra, a tempóra, és persze arra, hogy az első perctől az utolsóig fenntartsuk az érdeklődést. Ne feledjük, hogy az előadásunk végén esetleg kérdések is érkezhetnek, amire időt kell hagynunk.

Ha pedig már szóba kerültek a közönség által feltett kérdések, próbáljunk ezekre is előre készülni. Természetesen nem tudhatjuk, hogy milyen kérdéseket kapunk, de ha egy kicsit megpróbálunk a másik oldal fejével gondolkodni, valamilyen elképzelésünk mégis lehet.

Végül egy utolsó jó tanács: kérdezzük meg a szervezőket, hogy milyen technikai felszerelésre számíthatunk. Ha valami esetleg hiányozna a mi előadásunkhoz, azt jelezzük vagy szerezzük be mi magunk.

Szervezőként lesz a legtöbb dolgunk

Nem is kérdés, hogy a konferenciaszervezés hatalmas és rendkívül összetett feladat. Alapos felkészülés nélkül egész biztosan nem számíthatunk sikerre, de mi is tartozik ide pontosan? Nos, a készülődés az alapvető dolgokkal kezdődik: hol és mikor tartjuk a konferenciát, milyen téma köré szervezzük, hány fő vesz azon részt és mekkora költségvetéssel dolgozunk?

Miután ezeket tisztáztuk, azonnal bele is vághatunk a szervezésbe. Kérjünk be minél több árajánlatot a konferenciahelyszínektől, állítsuk össze a szóba jöhető tematikák listáját és határozzuk meg a konferencia méretét. Már ezen a ponton érdemes felvenni a kapcsolatot az előadókkal is, mert a népszerű emberek naptárja bizony villámgyorsan betelik.

A rendezvényünk meghirdetését se halogassuk túlságosan sokáig. Minél korábban felhívjuk rá a figyelmet, annál több embert csábíthatunk el a konferenciánkra. Az első hírlevél vagy közösségimédia-poszt tehát akár már hónapokkal az esemény előtt is kikerülhet. Amikor ez megtörténik, a regisztrációs lehetőségnek már élnie kell. Utóbbi történhet e-mailben, telefonos appban vagy akár a konferencia saját honlapján.

Az alapok tisztázása után jöhet a finomhangolás: ki szolgáltatja majd a cateringet, melyik cégre bízzuk a technika biztosítását vagy éppen a ruhatár üzemeltetését? Már ebből is látszik, hogy a konferenciaszervezés nem egyemberes munka. Sőt, azt is mondhatjuk, hogy nem amatőröknek való feladat. Könnyen lehet, hogy olcsóbban és hatékonyabban jutunk túl a szervezésen, ha erre szakosodott profikra bízzuk a teljes folyamatot. Ne feledjük, hogy a konferencia minősége alapvető hatással van a márkánk megítélésére!

Ne az idegeskedésről szóljon a konferencia

Mindegy, hogy érdeklődőként, előadóként vagy szervezőként veszünk részt az eseményen, azt szeretnénk, ha felhőtlenül élvezni tudnánk a napot. A fenti néhány egyszerű tippel a konferencia nem a rohangálásról és idegeskedésről szól majd!

Amire biztosan szükségünk lesz

Fontos időben felismerjük azokat a készségeket, amelyeket fejlesztenünk kell annak érdekében, hogy mindennapi üzleti tevékenységünkben eredményesek legyünk vállalkozásunk élén. Íme egy áttekintés a legfontosabb készségekről és képességekről, melyek elkelhetnek majd lehet egy vállalkozás üzemeltetésekor.

Jó kommunikációs készség

Kommunikálnunk és tárgyalnunk kell beszállítóinkkal, potenciális befektetőinkkel, ügyfeleinkkel és alkalmazottainkkal. Hatékony írásbeli és szóbeli kommunikációs készségünk tehát segíthet a jó munkakapcsolatok kiépítésében. Minden kommunikációnknak tükröznie kell a képet, amelyet vállalkozásunkról igyekszünk sugározni.

Jó vezetői készség

Ha embereket foglalkoztatunk, vezetési készségünk kulcsfontosságú tényező lehet. Képesnek kell lennünk arra, hogy motiváljunk munkatársainkat, hogy a legjobbat hozzuk ki belőlük, miközben javítjuk vállalatunk termelékenységét. Szánjunk időt arra, hogy mentoráljuk és coacholjuk alkalmazottainkat.

Építsünk kapcsolatokat

Kapcsolataink kiépítése segít abban, hogy növeljük vállalkozásunkat, a networking éppen ezért kritikus üzleti készség, amelyet minden vezetőnek érdemes tökéletesítenie. Akár ötletekre vagy tanácsra van szükségünk egy adott kihívással kapcsolatban, szakmai hálózatunkat alkotó ismerőseink értékes erőforrások lehetnek.

Határozott döntéshozatal

Bármennyire is előre tervezünk, vállalkozásunk vezetése során bizony problémákba fogunk ütközni. Ez azt jelenti, hogy képesnek kell lennünk jó döntéseket hozni, néha még komoly nyomás alatt is.

Kritikus gondolkodás

Kérdőjelezzük meg önmagunkat, terveinket, stratégiánkat, üzleti terveinket és döntéseinket. Ez egy döntő fontosságú képesség, amely biztosítja, hogy folyamatosan arra ösztönözzük cégünket és magunkat, hogy holnap jobbak legyünk, mint amilyenek ma voltunk. Azzal, hogy minden alkalommal kihívások elé állítjuk magunkat és vállalkozásunkat, finomíthatjuk jövőképünket, és biztosíthatjuk, hogy mindig a helyes úton haladjunk tovább.

Pénzügyi tudás

Közgazdasági alapismereteink bármely iparágban értékesnek bizonyulhatnak. Az árképzési stratégiák és a piaci kereslet megértésén túl a közgazdaságtan tanulmányozása eszköztárat nyújthat a döntéseink meghozatalához. Pénzügyeink hatékony kezelése ugyanis kritikus fontosságú: képesnek kell lennünk pénzforgalmunk és értékesítésünk előrejelzésére, valamint nyereségünk és veszteségünk nyomon követésére. A hatékony és eredményes pénzügyi képességek segítenek abban, hogy nyereségesen működtessük vállalkozásunkat és megvédjük befektetéseinket.

Menedzsment

Egy vállalkozás beindítása azt jelenti, hogy számos projektet egyszerre kell majd irányítanunk, például weboldalunk létrehozását, telephelyünk berendezését, valamint különböző irányelveink és eljárásaink kidolgozását. Ha tudjuk, hogyan gazdálkodhatunk hatékonyan erőforrásainkkal – beleértve időnket, pénzünket és munkatársainkat – könnyebben érhetjük el céljainkat az üzleti életben.

Van, amit jobb delegálni

A delegálás elmulasztása olyan csapda, amelybe sok vállalkozó beleesik, általában azért, mert nem szívesen engedik át az irányítást. Az időnkkel való hatékony gazdálkodás azt jelentheti, hogy egyes felelősségeinket át kell ruháznunk valaki másra vállalatunkon belül, vagy ki kell szerveznünk azt.

Az informatikai hálózattal kapcsolatos felügyeleti teendők tipikusan ilyen feladatnak számítanak. Sokkal több időbe és energiába kerülne mindezt elsajátítani, például úgy, hogy elmegyünk egy rendszergazda képzésre. Jó ötlet lehet tehát az ilyesmit kiszervezni. De ha van olyan kollégánk, aki érez magában affinitást ehhez, akkor őt is beírathatjuk akár egy rendszergazda képzésre, akár egy weblapfejlesztő tanfolyamra, vagy bármi másra, amire épp szükségünk van.

A kulcs a magabiztosság

Vállalkozóként önbizalom nélkül nem jutunk messzire. Hiába van egy nagyszerű ötletünk vagy termékünk, ha nincs önbizalmunk, akkor szinte biztos, hogy lehetőségeink kihasználatlanok maradnak. Az önbizalom életünk minden területén kulcsfontosságú a sikerhez, de a vállalkozói életben talán az egyik legfontosabb attribútum.

A tematikus Power Breakfast-eken havonta egy alkalommal női vezetők gyűlnek össze új üzleti lehetőségek felkutatása és egy-egy érdekes téma megvitatása céljából.

Rendhagyó eseménysorozat indult június végén a Magyar Vállalatvezetők Üzleti Közössége (MVÜK) keretén belül. Június 26-án reggel nyolcasztalnyi női vezető gyűlt össze egy óbudai sushi bárban, hogy egy reggeli felett beszélgethessenek, és új üzleteket köthessenek egymással. A Power Breakfast üzletireggeli-sorozat Tábori Éva – a Clair and Curtis Communication Kft. alapító-ügyvezető igazgatójának – ötlete volt, aki maga is tagja az MVÜK üzleti közösségének. Tábori Éva elmondta, az eseménysorozat elindításával elsősorban az volt a céljuk, hogy olyan helyzeteket teremtsenek női vezetők között, ami lehetővé teszi számukra, hogy kellemes környezetben, oldottan alakítsanak új ügyfél- és partnerkapcsolatokat egymás közt. Kiemelte, hogy nem egy sokadik női klubot szeretett volna létrehozni, hanem bátran vállalja, hogy a Power Breakfast az MVÜK elveihez hűen, kifejezetten üzleti célból létrejövő találkozó.

Tábori Éva hozzátette: „A nőket ugyanazok a kérdések foglalkoztatják mint a férfiakat, de mi nők teljesen máshogy viszonyulunk az egymással való üzleteléshez, vezetői kérdésekhez, éppen ezért érzem hiánypótlónak a most elindult Power Breakfast eseménysorozatot. A reggeliket, a kellemes helyszíneken és a business networkingen kívül még az színesíti, hogy mindig egy-egy érdekes téma köré szerveződnek majd, amkihez egy előadó-szakértőt is elhívunk. Számomra hatalmas öröm, hogy máris ekkora érdeklődés övezte az eseményt, sokkal többen jöttek el, mint ahány helyet eredetileg biztosítani tudtunk, és már a start előtt számos pozitív visszajelzés érkezett, a kezdeményezés kapcsán.”

A nyitóeseményen a japán reggelin kívül a hatékony self branding kérdésköre is terítékre került. Lakatos Zsófia, a Magyar PR Szövetség elnöke hasznos, könnyen bevethető tanácsokat hozott a résztvevők számára. Előadásában saját üzleti tapasztalatain keresztül mutatta be, hogy milyen rendkívüli szerepe van az énmárkázásnak, hol és hogyan véthet az ember hibát, ha nem figyel erre eléggé, és abba is bepillantást engedett, hogy hogyan kezdjünk bele hatékonyan.

A szervezők azt mondják, a nemzetközi példák után, itthon is meg akarják honosítani ezt a networking platformot, így a következő alkalommal még MVÜK tagságtól függetlenül is várják az érdeklődő női vezetőket, akiket arra buzdítanak, hogy a korlátozott számú helyek miatt, mielőbb regisztráljanak a következő Power Breakfast üzleti reggelire. Legközelebb szeptemberben ülnek egy reggelizőasztalhoz a női vezetők, ahol újabb izgalmas témával és számos üzleti ajánlattal találkozhatnak az érdeklődők. A következő Power Breakfast időpontját és a további részleteket az MVÜK honlapján teszik majd közzé.

A modern cégvezetők nagy hangsúlyt fektetnek az üzleti kapcsolatépítésre (kooperatív információcsere más cégvezetőkkel), és a kapcsolati hálójuk rendszeres építésére. A nagyobb profit érdekében bizalmat építenek más, nem konkurens cégvezetőkkel, hogy a kialakított együttműködéseken keresztül új kapcsolatokat, információkat, lehetőségeket és erőforrásokat szerezzenek, ami a cégük nagyobb forgalmához és optimalizált kiadásokhoz vezet.

Több legyet ütnek egy csapásra

Amellett, hogy maximalizálják cégük bevételeit, minimalizálják a költségeket. A piacukra egyre jelentősebb befolyással bírnak, mert a stratégiai partnereik segítségével alacsonyabb árat és jobb minőséget biztosítanak. Ennek alapfeltétele, hogy a stratégiai szövetségesek megosztják egymással az erőforrásaikat – így gyorsabban és jobb ajánlattal tudják megszólítani a célpiacukat, mint a versenytársaik. Egyre nagyobb és biztosabb piacot építenek, és maximalizálják a profitjukat is. Ehhez a pozitív spirálhoz viszont cégvezetői bizalom kell…

Miért van ennek ellenére egy negatív gazdasági spirál?

A cégvezetők 99%-a fél az együttműködésektől (bizalmatlan), vagy nem látja, nem veszi észre az üzleti potenciált a kooperációban. Ez a gondolkodásmód kiélezettebb piaci versenyhez, alacsonyabb árakhoz, és sokkal kisebb nyereséghez vezet. A szűkös profit általában rosszabb minőséggel és alacsonyabb szintű ügyfélkiszolgálással jár, amely elégedetlen ügyfeleket eredményez. Ezáltal csökken a cég forgalma, és begyűrűzik a negatív gazdasági spirál, ami egyre több vállalkozás halálának az alapvető oka.

Van-e kiút ebből a helyzetből a cégvezetők számára?

Van, de ehhez az alábbi 3 dolog elengedhetetlen számukra:

1. Kooperatív szemlélet és nyitottság az együttműködésekre.
2. Személyes networking készségek, ami az együttműködések kialakításához elengedhetetlen tudás. Senki nem születik az üzleti kapcsolatépítés mesterének, de tanulható képesség.
3. Cégvezetői fórumok, ahol a cégvezetők rendszeresen találkozhatnak egymással, és felépíthetik az együttműködésekhez szükséges bizalmi alapot.

Az üzleti kapcsolatépítés trendjéről bővebben 2015.01.29-én a II. Magyar Marketing Fesztiválon hallhat, ahol először mutatkozik be a Networking Aréna, mint társrendezvény.
A Networking Aréna résztvevői számára az elmélet mellett gyakorlatban is megmutatják a gyors és moderált üzleti kapcsolatépítést, mint a gyümölcsöző üzleti együttműködések kialakításának módszerét. Ebben házigazdaként a BCC Hungary üzleti kapcsolatépítő szervezet segít.