A több síkon jelentkező bizonytalanság miatt már az újranyitás megfelelő időpontjának megtalálásához is elengedhetetlen a jó terv, amely egyrészt figyelembe veszi a már ismert tényezőket, másrészt kellően rugalmas szabályai lehetővé teszik a gyors alkalmazkodást a változó körülményekhez.

A tervezéshez szükség van a megfelelő információkra. Ilyenek lehetnek az irányadó jogszabályok, a hatóságok iránymutatásai, az egyes szektorok üzleti jellemzői, a földrajzi elhelyezkedésből adódó specialitások, az egység méretével összefüggő jellemzők, de a munkavállalók egészségi állapotára vonatkozó információk, és akár a dolgozók munkahajlandósága is.

Mindezen információk személyes adatokat is tartalmazhatnak, sőt akár a személyes adatok különleges kategóriáit is, például egészségügyi adatot. „A személyes adatok cél nélküli gyűjtését és tárolását még a bizonytalan körülmények sem indokolhatják, azaz érvényesülnie kell a célhoz kötöttség és adattakarékosság elvének – mondta dr. Vári Csaba, a Baker & McKenzie adatvédelmi csoportjának vezetője. – A beépített és alapértelmezett adatvédelem elve alapján a társaságoknak a személyes adatok biztonságára már a tervezés fázisában is gondolniuk kell. Olyan megoldást kell választani, ami megfelelően gondoskodik a személyes adatok kockázatokkal arányos védelméről.”

Az általános munkajogi szabályok érvényesítése és az egyenlő bánásmód biztosítása mellett alapvető a munkavállalók egészségének védelme, a biztonságos munkafeltételek biztosítása, a munkavédelmi szabályoknak való megfelelés. Mindehhez szükséges a megváltozott munkavégzési körülményekkel járó kockázatok újraértékelése, a folyamatok átgondolása. Az ehhez szükséges eszközök megválasztása során is gondoskodni kell az adatvédelmi szabályok érvényesítéséről.

A jelenleg hatályos jogszabályok szerint a veszélyhelyzet megszűnését követő harminc napig a munkáltató a munkavállaló egészségi állapotának ellenőrzése érdekében megteheti a szükséges és indokolt intézkedéseket. A jogszabályok ugyanakkor nem írják elő, hogy mely intézkedéseket lehet szükségesnek és indokoltnak tekinteni. Ezt mindenképpen a munkáltatónak kell eldöntenie, és döntését – az elszámoltathatóság alapelvét is szem előtt tartva – kellő mértékben alátámasztania.

Célszerű olyan eszközt választani, amely személyes adatok kezelésével nem jár, ilyenek az anonim információkon alapuló megoldások. Ha a cél személyes adatok kezelése nélkül nem érhető el, akkor a munkáltatónak a munkavállalók és látogatók magánszférájára nézve kevésbé kockázatos megoldást kell választaniuk. Az adatkezelés jogszerűsége érdekében kötelező megfelelő jogalapról gondoskodni. Fontos, hogy a munkavállaló hozzájárulása csak akkor megfelelő jogalap, ha a hozzájárulás megtagadásával a munkavállalót semmilyen hátrány nem éri.

Az adatvédelmi hatóság elvárja, hogy a vállalat a járvány alatti adatkezelés alapvető szabályait pandémiás cselekvési tervben rögzítse. A terv tartalmazhat szabályokat az egységek újranyitására vonatkozóan is, és összhangban kell lennie a munkáltató egyéb belső szabályozóival, ideértve az információbiztonságra vonatkozó szabályozókat is.

A megfelelő tervezést követően a munkáltatónak végre is kell hajtania a tervet, illetve gondoskodnia kell a benne foglaltak betartatásáról. „Az egészséget nem veszélyeztető, biztonságos munkafeltételek biztosítása érdekében szóba jöhetnek személyes adatok kezelésével nem járó megoldások, mint például a higiéniai előírások rögzítése, a munkaeszközök, irodák fokozott takarítása, fertőtlenítőszerek biztosítása, a szociális távolság megtartását elősegítő jelölések alkalmazása vagy üvegfal alkalmazása a recepción”- tette hozzá dr. Kádár Ágnes, a Baker & McKenzie adatvédelmi csoportjának ügyvédjelöltje. Indokoltak lehetnek a személyes adatok kezelésével járó megoldások is, például a munkavállalók egészségi állapotának kérdőíves mérései, lázmérés, COVID-19 tesztek végzése vagy mobil applikációs figyelmeztetési mechanizmusok. Az egészségi állapotra vonatkozó szűrővizsgálatokat a munkáltató maga nem jogosult elvégezni, azokat kizárólag egészségügyi szakember vagy annak szakmai felelősségvállalása mellett más személy – például nővér, humánszolgálat külön titoktartási kötelezettséget vállaló kijelölt munkatársa – végezheti. A munkáltató csak a vizsgálatok eredményét ismerheti meg.

Egyes megoldások a munkavállalók és látogatók magánszférájára nézve nagyobb kockázatot jelentenek – ilyen például az applikáció, amely rögzíti az érintkezéseket és figyelmeztető jelzést küld, ha a felhasználó fertőzött személyekkel került kapcsolatba. Ilyenkor a munkáltató köteles lehet adatvédelmi hatásvizsgálatot végezni, vagy ha a kockázatok ezt indokolják, akkor az adatvédelmi hatósággal előzetesen konzultálni.

Ha az adatkezelés jogalapja a munkáltató vagy harmadik fél jogos érdeke – például kérdőívek kitöltetése esetén –, a munkáltatónak úgynevezett érdekmérlegelési tesztet kell készítenie, amely igazolja, hogy ezek az érdekek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, alapvető jogaival és szabadságaival szemben. Ha a cégnél működik üzemi tanács, és a tervezett adatkezelés a munkavállalók nagyobb csoportját érinti, a döntés előtt legalább tizenöt nappal kötelező az üzemi tanács véleményét kikérni az intézkedés tervezetéről. Ezen kívül a cég a személyes adatok kezelésének szabályairól köteles a munkavállalókat és a látogatókat előzetesen, igazolhatóan tájékoztatni. Ha a munkáltató különleges személyes adatokat – például egészségügyi adatokat – is kezel, azok biztonságos őrzéséről különös körültekintéssel köteles gondoskodni.

A munkáltatóknak a koronavírus terjedésére és a jogszabályi környezet változásaira figyelemmel folyamatosan értékelniük kell valamennyi adatkezelésüket, és szükség szerint a pandémiás tervben foglaltakat a változó körülményekhez kell igazítaniuk. Az értékelés keretében azt kell megvizsgálniuk, hogy fennállnak-e még az adatkezelést indokolttá tévő körülmények, illetve nem merültek-e fel az érintettek magánszférájára nézve kevésbé kockázatos megoldások. Ha pedig a cél megvalósult, és a munkáltatónak már nincs szüksége a személyes adatokra (és jogszabály sem írja elő azok kötelező megőrzését), a személyes adatokat törölni vagy anonimizálni kell.