A fogyasztók legalább négyötöde, a 18-34 év közöttiek 95 százaléka használja arra a közösségi médiát, hogy kapcsolatba lépjen a márkákkal, és a kedvező tapasztalataik alapján 59 százalékuk vallja, hogy ezek a platformok könnyebbé tették számukra az ügyfélszolgálati kommunikációt. Ma már a kisvállalatok körében is világszerte több mint 50 millió cég tartja a Facebookon keresztül a kapcsolatot az ügyfeleivel.[1] A call centerek által végzett közösségimédia-kezelést a vállalatok az alábbi okok miatt választják:

Hosszú, akár nonstop nyitva tartás

A call centerek általában napi 16 vagy akár 24 órában is nyújtanak ügyféltámogatást, gyakran a hét minden napján. Emiatt

1. a megkeresésekre időben, gyakran tudnak reagálni
2. nagyobb eséllyel kezelhetnek időben potenciális krízist magában hordozó problémát, posztot, kommentet vagy épp egy megjelölést

Kiterjedt szaktudás és termékismeret

Az ügyfélszolgálati folyamatok hatékony kezelése elengedhetetlenné teszi a termékek, valamint az ügyfelek igényeinek beható ismeretét. Különösen olyan esetekben, amikor az ügyfélszolgálati problémamegoldó feladatokhoz értékesítési tevékenység is kapcsolódik. Emiatt

3. rendkívül gyors reakcióidővel képesek a közösségi médiában kezelni a megkereséseket
4. az ügyfelek minden csatornán azonos típusú, konzisztens válaszokkal találkoznak

Költséghatékonyság

A különböző típusú ügyfélszolgálati tevékenységek egyre nagyobb átfedése miatt a teljes rendszernek egyetlen szolgáltatón keresztül zajló működtetése

5. hatékonyabbá teszi a folyamatokat és optimalizálja a költségeket
6. növeli az első hívásban megoldott problémák (first call resolution) arányát. A call centerek fontos mérőszáma ez, mivel akár 1 százalékpontos javulás ezen a téren több százaléknyi csökkenést is eredményezhet a működtetés költségeiben

Csúcstechnológia

A call centerek alapfeladatuk ellátása során is egyre szélesebb körben alkalmazzák a mesterséges intelligenciát (AI).

7. Az egyszerűbb kérdések kezelése mellett az AI hatékonyan képes kezelni a közösségi médiában felmerülő olyan egyszerű feladatokat is, mint például a lájkok, emojik, rövid kommentek elhelyezése

„Természetesen egy contact center és egy marketingügynökség számos kompetenciája jelentősen eltér, így egy-egy cég a gyakorlatban saját szempontjainak megfelelően bízza meg egyiket, másikat vagy mindkettőt az ügyfélszolgálati, illetve a közösségi média kezelését érintő feladatokkal – magyarázta Juhász Zsolt Máté, az United Call Centers ügyvezető igazgatója. – Ahol azonban a hangsúly az ügyfélszolgálati tevékenységen van, a modern kiszervezett vállalatok bizonyulnak versenyképesebbnek.”

[1] https://www.socialmediatoday.com/news/8-tips-for-social-media-customer-service-infographic/569801/

Számos nagyvállalat állt át egyik napról a másikra az otthoni munkavégzésre, de míg a közös hálózat elérését és az asztali gépeket, laptopokat könnyebben biztosítani lehetett a munkavállalók számára, az olyan egyébként egyszerűbbnek tűnő feladatokról, mint például a vezetékes telefonok átirányítása, már nem mindig tudtak költséghatékonyan és felhasználóbarát módon gondoskodni. Hasonló helyzetbe kerültek a nagy, nem egyszer több száz főt foglalkoztató ügyfélszolgálatok is, amelyek esetében nehézkesebb volt a kollégák, a munkafolyamatok átállítása „home office”-ra. Persze technológiailag már a pandémia kezdeti szakaszában rendelkezésre álltak az ehhez kapcsolódó szolgáltatások, csak azok alkalmazása nem volt még bevezetve mindenhol.

Az Invitech vállalati infokommunikációs szolgáltató esetében az volt tapasztalható, hogy a közép- és nagyvállalatok egymás után tértek át az internetalapú telefonszolgáltatások igénybevételére, így megteremtve annak lehetőségét, hogy nagy, telefonon elérhető ügyfélszolgálati infrastruktúrájukat minden kolléga elérje otthonról egy szélessávú internetkapcsolat, valamint egy táv- és csoportmunkát segítő alkalmazás segítségével, további vezetékes vagy mobil hangforgalmi költségek nélkül. Az ilyen szolgáltatások egyébként természetesen a kisebb vállalatok esetében is hatékony megoldásnak bizonyulnak, ha ügyfélkapcsolati feladataikat földrajzi elhelyezkedésüktől függetlenül, a más feladatokra is használható táv- és csoportmunkát segítő alkalmazások segítségével bonyolítják le, mindezt úgy, hogy a partnereik csak a megszokott vezetékes számon hívják őket.

„Sok vállalat gondolja át most digitalizációs folyamatait, és dönt úgy, hogy ha már lépéskényszerben van a járványhelyzet miatt, akkor nem csak szükségmegoldásokat hoz, hanem olyan komplex infokommunikációs újításokat vezet be, amelyeket csak egy-két év múlva kezdett volna alkalmazni. Sokan térnek át felhőalapú szolgáltatások igénybevételére, legyen szó akár hagyományos alközpontok, vagy call centerek üzemeltetéséről, ahol a telefonos ügyintézők az otthonukból is a vállalat ügyfeleinek rendelkezésére állhatnak. Erre és a hasonló igényekre dolgoztuk ki Teams Phone szolgáltatásunkat is” – fogalmazott Marton László, az Invitech vállalati értékesítési vezérigazgató-helyettese.

Az Invitech szakemberei azt tapasztalják, hogy az ilyen szolgáltatások iránt azért növekszik a kereslet, mert nem igényelnek komoly beruházást, és a járványtól függetlenül, hosszú távon is számos előnyük van. Ott, ahol például a kollégák a Microsoft Teams alkalmazáson keresztül tartják a kapcsolatot egymással és a külvilággal, a Teams Phone szolgáltatás hasznos kiegészítő funkció tud lenni, de a kommunikációs platformok teljes modernizálására is rendkívül gyors megoldást jelent, felkészülve a következő hónapok kihívásaira.

Magyarország mellett már 9 országban, többek között az Egyesült Királyságban, Ausztráliában és az Egyesült Arab Emírségekben is jelen van a Geomant: a magyar tulajdonú vállalat cutting-edge ügyfélszolgálati technológiát szállít világszerte kb. 300 ügyfelének, összesen mintegy 15 ezer fős call center csapatot kiszolgálva. A cég olyan neves vállalatokkal dolgozott már együtt, mint a Generali, a Netrisk, az egyik legnagyobb hazai mobilszolgáltató, külföldön pedig többek között a Victoria and Albert Museum és a University of Canterbury számára nyújtanak különböző call center megoldásokat.

Nemzetközi tapasztalat kamatoztatása Magyarországon

Az idei év végén egy újabb nagy kaliberű külföldi ügyfél, a nemzetközi színtéren meghatározó Affidea szavazott nekik bizalmat. A holland cég a fejlett képalkotó diagnosztikai és onkoterápiás szolgáltatások vezető szolgáltatója Európában. A megbízás keretében a Geomant Contact Center nevű szoftverének segítségével dolgozik az Affidea belső termelékenységének növelésén és az ügyfelekkel való együttműködés javításán.

„Magyar cég vagyunk, de mára már a legtöbb szolgáltatásunk és az ügyfélkörünk is nemzetközi, ez pedig rengeteg előnnyel jár. A nemzetközi piac szereplőjeként hamarabb megismerjük a technológiai újdonságokat, ezáltal hamarabb be is tudjuk vezetni őket. Így gyorsabban tudunk reagálni a trendekre, ennek köszönhetően a hazai versenytársakat gyakran meg tudjuk előzni. A külföldi cégek egyébként több téren is a hazaiak előtt járnak: a felhő alapú technológiákat például itthon még nem ismerik az ügyfelek, más országokban pedig már sokan használják. Így külföldön főleg a felhő alapú termékek közti különbségekre és azok fejlesztései lehetőségeire fókuszálunk” – hangsúlyozza Bortnyák Adorján, a Geomant ügyvezető partnere.

A meglévő technológia nem ósdi technológia

Nemzetközi szinten az ügyfélszolgálati szegmens egyik legnagyobb kihívása, hogy a vállalatok digitális fejlesztéseinek útjában épp a jelenleg használt technológiák állnak. Sok gyártó terméke nem képes a technológiai generációváltásra, így egységes fejlesztés helyett apró szigetmegoldások születnek.

„Minden esetben az integrációra törekszünk: legújabb termékünk, a Buzzeasy például a digitális kommunikáció, a chatbotok és visszahívás kezelés terén egy olyan integrációs megoldást nyújt, amely a készen rendelkezésre álló funkcionalitások (pl. Q&A, FAQ) mellett teljesen egyéni megoldások megvalósítására is lehetőséget ad, a mesterséges intelligencia erejét is felhasználva” – teszi hozzá Bortnyák Adorján.

A piaci jelenlétet külföldi és hazai szakmai eseményeken való aktív részvétellel is rendszeresen erősíti a Geomant: idén ősszel előadóként és díjátadóként is részt vett az Avaya Experience és az Internet Hungary kiállításon, kiállító volt, és három témában is szakmai előadást tartott az ügyfélszolgálati konferencián, valamint résztvevője volt a berlini Chatbot Summitnak, és kiállítóként és előadóként is jelen volt az Avaya konferenciáján Bécsben. Emellett több hazai és nemzetközi szakmai elismerést is magukénak tudhatnak: legutóbb az Accent Housing nevű, brit ügyfelük vihette haza a HANA Awardról a Best Use of Technology díjat a Geomant Contact Expert nevű terméke megoldásainak köszönhetően.

Új fejezetet nyit a call center szolgáltatások történetében az automatizáció, amellyel jelentős mértékű költséghatékonyságot érhetnek el a telefonközpontokat működtető vállalatok. A stockholmi székhelyű, magyar alapítású Arenim Technologies piaci szereplők bevonásával készített számítása szerint az automatizációval a tizedére csökkenthető az ügyfélszolgálatokra beérkező telefonhívások kezelésének költsége: amíg egy hívás a hagyományos call centerekben átlagosan 390-690 Ft, az automata (önkiszolgáló) call centerekben csak 25-50 Ft.

„Úgy látjuk, az automatizáció nem egyszerűen egy jó üzleti lehetőség a magyar call centerek számára, hanem valóságos kényszer, amit a munkaerőpiaci folyamatok teremtettek az elmúlt években. Ha üzleti lehetőségről beszélünk, a kérdés leginkább az, hogy ki milyen gyorsan lépi meg ezt a váltást, illetve hogy milyen célra használja fel a költségkülönbözetből származó többletforrást” – értékelte a számítás eredményeit Kun Szabolcs, az Arenim Technologies ügyvezető igazgatója.

Különböző piaci elemzések szerint akár több ezer embert is fel tudnának szívni a különböző ügyfélszolgálatok és call centerek a munkaerőpiacról. A szolgáltatók egyre nehezebben és lassabban tudják pótolni a munkatársakat, ráadásul a humánerőforrás-szakemberek véleménye szerint a jelentkezők alkalmasságában, felkészültségében is egyre nagyobb hiányosságok mutatkoznak. Ezek együttesen exponenciális mértékben növelték meg a toborzási költségeket az elmúlt években, a helyzetet pedig tovább élesítette a tavaly lezajlott általános bérkorrekció is, amelynek eredményeként 4–26 százalékos bérköltség-növekedés jelentkezett a szolgáltatási szektorban.

Az Arenim Technologies fejlesztői kiemelték, hogy a költséghatékonyságon túlmutatóan az automata és önkiszolgáló call centerek fontos előnye, hogy a hét minden napján, 0–24 órában használhatók, hibamentes működésre képesek, a teljesítményüket pedig olyan tényezők sem befolyásolják, mint például a hagyományos call centerek esetében a betegszabadság. Mindezt a megoldás nyelvi motorjának függvényében akár 25 nyelven, földrajzi korlátok nélkül képes nyújtani.

„Számos cikk született arról az utóbbi években, hogy az automatizáció munkahelyek megszűnésével fenyeget, a helyzet azonban sokkal pozitívabb a hatásvadász cikkek sötét próféciáinál. Egyrészt az automata rendszerek teljes egészében soha nem fogják tudni helyettesíteni az emberi erőforrást, mivel azok elsősorban az alacsony hozzáadott-értékű munkafolyamatok hatékonyabbá és eredményesebbé tételére alkalmasak. Másrészt a hatékonyságnyereség ebben a kiélezett munkaerőpiaci helyzetben kiváló lehetőséget ad a vállalatok számára arra, hogy az elkötelezett, ám alacsony hozzáadott-értékű munkát végző munkatársaikat továbbképezzék és magasabb hozzáadott értékű feladatok végzésére emeljék ki a call centerből, ami mind az ügyfélszolgálatosok, mind a vállalatok számára komoly értéket teremthet a jövőben” – zárta gondolatait Kun Szabolcs, az Arenim Technologies ügyvezető igazgatója.

Önkiszolgáló call center a jövő digitális bankjaiban

Az Arenim Technologies önkiszolgáló call center technológiájának egyik első hazai alkalmazója a Simplon Zrt. volt. A Simplon digitális banki szolgáltatásainál az ügyintézés már a számlanyitástól kezdve teljesen digitális és önkiszolgáló; ezt az önkiszolgáló folyamatot egészítette ki az Arenim a telefonos ügyfélszolgálat szintjén is. A Simplon call centere angol, német és magyar nyelven teljesen automatán, emberi beavatkozás és ügyfélszolgálati munkatársak nélkül szolgálja ki ügyfeleit.

A Direkt és Interaktív Marketing Szövetség első alkalommal 2012-ben indította el a versenyt a call centerekben dolgozók számára és nem várt sikert aratott a kezdeményezés: már az első évben 100 feletti jelentkezés érkezett, 2014-ben pedig közel negyven cégtől 199 munkatárs indult el a megmérettetésen.

A versenyen a hazai piacon tevékenykedő call centerek, illetve azok dolgozói, valamint bármely, telefonos ügyfélszolgálattal rendelkező intézmény és annak munkatársai vehetnek részt. Az idei megmérettetésen a Punnany Massif zenekar Hétköznapi hősök című nótájának egy részét kell hanganyagként rögzíteni, és elküldeni a nevezéshez október 9-ig.

A beérkezett hanganyagokat elsőként egy szakmai zsűri bírálja el, amely újdonságként idén kiegészül a tavalyi győztesekkel; kiválasztják a 10 legszebb férfi és női hangot, a végső győztesről pedig hagyományosan közönségszavazás dönt a Kreatív Online felületén.

A zsűri tagjai:

• Málhai Péter, a Virtual Call Center ügyfélszolgálati vezetője
• Viniczai András, a Café Next innovációs igazgatója, valamint a DIMSZ elnökségének tagja
• Szerényi Szabolcs, a Kreatív szerkesztője
• Kovácsházy Dénes, a DIMSZ Contact Center Tagozatának Elnöke
• Lendvai Nikoletta és Juhász Mihály János, a tavalyi győztesek

A nyertesek, vagyis a legszebb férfi és női hang is kétszemélyes wellness hétvégét nyer, valamint munkáltatóik lehetőséget kapnak arra, hogy csapatukból 1-1 fő részt vegyen a Call Center Akadémia 5 alkalmas rendezvénysorozatán, a verseny főtámogatója, a Virtual Call Center felajánlásának köszönhetően.

A nyerteseket a Lollipop díjátadóján hirdetik ki novemberben.

További részletek és jelentkezés a verseny oldalán.

Az ügynökség call centere meghívásos tenderen nyerte el a FŐTÁV telefonos ügyfélszolgálatának támogatását, melynek nyomán a túlcsorduló ügyfélmegkereséseket kezeli 0-24 órában.

A Multicom ugyancsak pályázat útján nyerte el a Nivea promócióinak CRM szolgáltatására szóló megbízását a Beiersdorftól. Az ügynökség feladata többek között az adatbázisok menedzselése, a nyereményjátékok logisztikájának biztosítása, az e-mail-ek, és postai küldemények gyártása és kézbesítésének teljes körű megvalósítása.

Az újonnan indult, agrárterületen működő biztosításközvetítő Agrisk.hu contact centerének üzemeltetésével bízta meg a céget. A munka előkészítő fázisában az ügynökség az adatvédelmi irányelvek kidolgozásában is tanácsot adott a megbízónak.