1. Határozzuk meg a költségvetésünket

Az első lépés természetesen annak átgondolása legyen, hogy havonta milyen összeget tudunk a bérleti díjra fordítani. Vegyük figyelembe a lehetséges rezsiköltségeket és minden rendszeres kiadást, így a havonta kifizetett munkabéreket is. Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy jó eséllyel szükségünk lesz bizonyos átalakítási munkálatokra, valamint be kell szereznünk az új bútorokat, számítógépeket és egyéb szükséges eszközöket. Ez egyszerre jelentős kiadás lehet, ezért érdemes időben elkezdeni a gyűjtögetést. Ha tudjuk, hogy havonta mekkora összeget tudunk az iroda bérlésére költeni, belekezdhetünk a következő fázisba.

2. Mérjük fel az igényeinket

Itt elsősorban azt kell átgondolnunk, hogy nagyjából mekkora helyre lesz szükségünk, illetve hogy milyen számunkra az ideális irodabeosztás. Egymástól elszeparált munkaállomásokat képzeltünk el, vagy openoffice jellegben dolgozunk szívesen? Mekkora helyen tudnak dolgozóink igazán hatékonyan munkát végezni? Szükség lesz egy ügyfélfogadásra alkalmas irodára is? Ezek nagyon fontos kérdések, hiszen egy bérelt lakásban nem bonthatjuk ki a falakat, és általában újakat sem emelhetünk, így olyan ingatlant kell találnunk, ami megfelel az elképzeléseinknek.

3. Válasszuk ki a lehetséges jelölteket

Ha már biztosan tudjuk azt, hogy mire van szükségünk, és ehhez mekkora összeg áll a rendelkezésünkre, kezdhetünk nézelődni az elérhető ajánlatok között. Ehhez akár ingatlaniroda segítségét is igénybe vehetjük, de a hirdetések az internet segítségével is hozzáférhetőek, így magunk is intézhetjük az irodakeresést.

Ha találtunk egy megfelelőnek tűnő ingatlant, alaposan kérdezzük ki annak tulajdonosát minden fontos információról, különösen a várható rezsiköltségekről. A jelenlegi energiaárak mellett egyáltalán nem mindegy, hogy mennyit fizetünk, egyes vállalkozások pedig nem részesülnek a lakossági ügyfeleknek juttatott kedvezményekben sem, így a vízre, gázra és energiára fordított költségek igen jelentősek lehetnek.

Ne csapjunk le az első elfogadható ajánlatra: válasszunk ki több jelöltet, tájékoztassuk a tulajdonost arról, hogy gondolkodunk egy esetleges szerződéskötésen, de néhány napra szükségünk van a döntés meghozatalához. Ezen időszakban lehetőségünk lesz a jelöltek összehasonlítására és alapos felmérésére, de akár az alkupozíciónkat is javíthatjuk ha a bérbeadó azt látja, hogy más ingatlanok után is érdeklődünk.

4. Vizsgáljuk meg a bérleti szerződés feltételeit

Minden bérbeadótól kérjünk ajánlatot, ha lehetséges, akkor írásban. Vizsgáljuk meg a szerződés tartalmát, így azt, hogy határozott vagy határozatlan időre szól-e, hogy szerepel-e benne kitétel a bérleti díj esetleges egyoldalú emeléséről, a felmondás feltételeiről, a rezsifizetés szabályairól, a korábbi átlagos rezsiköltségről, az okozott károk megtérítéséről és minden egyéb, számunkra fontos kérdésről. Ha nincs tapasztalatunk az ingatlanok bérlésével kapcsolatban, érdemes felkeresni egy hozzáértő ügyvédet is, aki összehasonlíthatja a kapott ajánlatokat.

5. Ellenőrizzük az ingatlan felszereltségét

Egyáltalán nem mindegy az sem, hogy az irodát a berendezési tárgyakkal együtt vagy üresen béreljük-e. Előbbi esetben persze nehezebb személyre szabni az iroda stílusát, cserébe viszont nagyon sokat spórolhatunk, hiszen sok drága eszközt már nem kell megvásárolnunk.

A bútorok mellett fordítsunk kiemelt figyelmet az ingatlan kialakítása során felhasznált anyagokra, így vizsgáljuk meg a parketta vagy egyéb burkolat minőségét, a festés állapotát és a nyílászárókat is. A sérült műanyag vagy fa ablak a későbbiekben komoly gondokat okozhat, hiszen ezáltal a helyiség hőszigetelése is veszélybe kerül. Az elkorhadt, kezeletlenül hagyott fa ablak esztétikailag sem szép látvány, de a helyrehozatala is költséges lehet, arról nem is beszélve, hogy télen a rezsiszámlánk is magasabb lehet, figyeljünk tehát oda minden hasonló részletre.

6. Az elhelyezkedésről se feledkezzünk meg

Nagyon fontos szempont az is, hogy az iroda pontosan hol helyezkedik el. Vizsgáljuk meg azt, hogy milyen módon közelíthető meg az ingatlan tömegközlekedéssel, hogy hol tudunk a lehető legközelebb – lehetőleg ingyenesen – parkolni, de az sem mindegy, hogy milyen üzletek, éttermek vannak a közelben. Nem elhanyagolható szempont az sem, hogy a kiválasztott iroda hányadik emeleten található és hogy van-e az épületben lift, ez ugyanis az ügyfélfogadás szempontjából is jelentős kérdés lehet.

9. Az iroda biztonsága is fontos

Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy irodánkban drága eszközöket, elektronikai cikkeket használunk, melyeket feltehetően a munkaidő végén is szeretnénk biztonságban tudni. Ezért ellenőrizzük, hogy az épületbe kik és milyen módon juthatnak be, hogy van-e portaszolgálat, valamilyen beléptető rendszer, kamera vagy riasztó. A környéket is érdemes lehet felmérni, hiszen az sem mindegy, hogy dolgozóink reggelente biztonságosan eljuthatnak-e az irodába.

10. Alaposan fontoljuk meg a döntést

Bérleti szerződést általában határozott időre, legalább egy évre kötünk, láthatjuk tehát, hogy komoly, hosszú távú elköteleződésről van szó. A folyamatos költözködés a dolgozóknak is kellemetlen, de az sem előnyös, ha az ügyfeleinket zavarjuk össze a folytonos változással, ezért nagyon fontos, hogy valóban megtaláljuk a számunkra legjobb megoldást. A kiválasztott ingatlant tehát vizsgáljuk meg alaposan, esetleg keressük meg a korábbi bérlőket vagy kérjünk referenciákat a tulajdonostól; járjuk körbe a kérdést minden oldalról, így jó eséllyel olyan irodát találunk, ami hosszú ideig szolgálhat cégünk központjaként.

Lehetetlenülés a korlátozások miatt?

A polgári törvénykönyv (Ptk.) szerint, ha a szerződés teljesítése lehetetlenné válik, a szerződés megszűnik. A lehetetlenülés tehát egy végleges, visszavonhatatlan állapot bekövetkezését feltételezi, amelynek következtében a szerződés már nem teljesíthető.

A korlátozó intézkedéseket ideiglenesen – egyelőre 2020. december 11. napjáig – vezették be, a bérleti szerződések lehetetlenüléséről és automatikus megszűnéséről nem beszélhetünk.

A Ptk. bérleti díj elengedésére vonatkozó szabályai

A Ptk. – 6:336. § (2) bekezdése – úgy rendelkezik, hogy arra az időtartamra nem jár bérleti díj, amely időtartam alatt a bérlő a dolgot saját érdekkörén kívül felmerülő okból nem használhatja.

„A szakirodalom alapján, ha a használatra azért nem kerülhet sor, mert a bérlemény műszaki, vagy jogi okokból a rendeltetésszerű használatra nem alkalmas, úgy ezek bérbeadói érdekkörbe tartozó körülményeknek minősülnek, és a bérlőt bérleti díj fizetési kötelezettség az érintett időszakra nem fogja terhelni. A bérlő saját helyzetében bekövetkező okok – bevételcsökkenés, alkalmazottak személyében rejlő okok stb. – azonban bérlői érdekkörbe tartozó okoknak minősülnek” – magyarázza dr. Kelemen Dániel, a Réti, Várszegi és Társai Ügyvédi Iroda PwC Legal szakértő jogásza.

Fontos, hogy a Ptk. vonatkozó bekezdésétől a felek a bérleti szerződésekben egyező akarattal eltérhetnek, így, ha a bérleti szerződés a jelen rendelkezés alkalmazhatóságát kizárja, úgy a bérlő e bekezdésre hivatkozással a bérleti díj megfizetését nem tagadhatja meg. Vizsgálandó a szerződés olyan szempontból is, hogy tartalmaz-e a bérleti díjon felül közös költséget is, amit továbbra is fizetni kell.

A most bevezetett intézkedésekre tekintettel a bérlemények rendeltetésszerű használatának akadályozottsága, és így a Ptk. vonatkozó bekezdése alapján a bérleti díj elengedése csak szűk körben merülhet fel.

„Álláspontunk szerint a bérleti díj elengedését akkor lehet alkalmazni, ha a bevezetett korlátozás közvetlenül érinti a bérlemény működését és a használatot lehetetlenné teszi. A korlátozó intézkedések alapján elsősorban az egyes szabadidős létesítmények vonatkozásában merülhet fel e rendelkezés alkalmazása, mivel ezek nem nyithatnak ki. Vitára adhat okot azonban, hogy a helyiségek egyéb célokra – például tárolásra – alkalmasak maradhatnak” – teszi hozzá Kelemen Dániel.

Kevésbé egyértelmű a helyzet azon bérlemények vonatkozásában, amelyek használhatóságát a szabályok korlátozzák, de teljesen nem szüntetik meg. Egyes üzletek az este hét órát követő időszakban is rendeltetésszerűen működtek, de a korlátozások következtében ezen üzletek kötelesek este hét órakor bezárni (például nonstopok). Nem egyértelmű, hogy ilyen esetben a korlátozott nyitvatartás vonatkozásában kérhet-e a bérlő, és ha igen, milyen arányban bérletidíj-csökkentést. E kérdéseket a joggyakorlat, illetve a rendkívüli jogalkotás keretében meghozott kormányzati intézkedések egyelőre nem válaszolják meg, így fontos, hogy a bérlők és a bérbeadók egymással meg tudjanak állapodni, és a felmerülő költségeket és kockázatokat egymás között meg tudják osztani.

Fennáll-e vis maior?

Továbbra is felmerül időnként az a téves elképzelés, hogy a járvány automatikusan vis maiort eredményez. A vis maior fogalma alatt olyan, az egyes szerződésekre ható, a szerződéskötés időpontjában előre nem látható külső behatás értendő, amely bekövetkezését és következményeit a felek nem tudják befolyásolni, és amelynek következtében a kötelezettségeiket nem tudják teljesíteni. A PwC Legal szakértő jogászai szerint önmagában a járvány jelenléte a szerződések végleges ellehetetlenülését nem eredményezi.

A bérleti szerződés módosítása

A bérlők, illetve a bérbeadók úgy is dönthetnek, hogy a bevezetett intézkedésekre tekintettel a közöttük fennálló bérleti szerződést módosítják – díjcsökkentésben, átütemezésben állapodnak meg.

A bérleti szerződés módosítása a bérlő és a bérbeadó közös megegyezése alapján

A bérlők és a bérbeadók bármikor jogosultak írásban, szabadon módosítani a közöttük fennálló bérleti szerződést a Ptk. és a lakásbérleti törvény által meghatározott keretek között. A teljesség igénye nélkül a felek megállapodhatnak:

• a bérleti díj csökkentésében, vagy hosszabb teljesítési határidő biztosításában, utólagos bérleti díj elszámolásban;
• az üzemeltetési költségek csökkentésében, elengedésében;
• az euróban meghatározott bérleti díj forintban történő megfizetésében oly módon, hogy a közöttük alkalmazandó átváltási árfolyamot a jelenleg fennálló árfolyamnál alacsonyabb szinten rögzítik.

A szerződésmódosítás során a bérlők is vállalhatnak többletkötelezettségeket, például a bérleti szerződés tartamának a veszélyhelyzet idejével megegyező időtartammal történő arányos meghosszabbítását, vagy a nyitvatartási idő ideiglenes módosítását.

A bérleti szerződés módosítása bírósági út igénybevételével

Amennyiben a bérlő és a bérbeadó között nincs megegyezés, felmerülhet a szerződés bíróság általi módosítása is.

A Ptk. alapján bármelyik fél kérheti a szerződés bírósági módosítását, ha a felek közötti tartós jogviszonyban a szerződés megkötését követően előállt körülmény következtében, a szerződés változatlan feltételek melletti teljesítése valamelyik fél lényeges jogi érdekét sértené, és:

• a körülmények megváltozásának lehetősége a szerződés megkötésének időpontjában nem volt előrelátható;
• a körülmények megváltozását nem ő idézte elő; és
• a körülmények változása nem tartozik rendes üzleti kockázata körébe.

A jelenlegi szabályozási és gazdasági környezetben megállapítható, hogy a bérbeadó által nyújtott szolgáltatás és a bérlő által nyújtott ellenszolgáltatás aránya jelentős mértékben a bérlő hátrányára megváltozott.

A PwC Legal jogászai felhívják a figyelmet arra, hogy a korábbi gazdasági világválság vonatkozásában a bírói joggyakorlat a gazdasági környezet általános változását nem ismerte el olyan körülménynek, amelyre alapítva a bírósági a fennálló szerződést módosította volna.

„A koronavírus-járvány egy újszerű, a joggyakorlat által még nem kezelt körülmény. Nyugat-Európában – például Spanyolországban – vannak már olyan ítéletek, amelyben a bíróság a Covid-19-járványra tekintettel elrendelte a bérleti szerződések módosítását” – mondja Kelemen Dániel.

A szakértő aláhúzza: fontos, hogy a bíróság legfeljebb a kereset benyújtásának időpontjára történő visszamenőleges hatállyal módosíthatja a bérleti szerződést. Minél később nyújtják be a keresetet, annál rövidebb időtartamra van meg a bíróság lehetősége arra, hogy a bérleti szerződést módosítsa.